Die Rechnungsnummer wirkt unwichtig, bis Kunde, Steuerberater oder Finanzamt danach fragen. Dann zeigt sich: Es gibt Lücken, Dubletten oder gar kein Muster. Die Regeln sind einfach. Beachten Sie sie ab der ersten Rechnung.
Die zwei Grundregeln
- Jede Rechnungsnummer ist einmalig. Vergeben Sie keine Nummer doppelt, auch nicht bei einer stornierten Rechnung. Stellen Sie stattdessen eine Stornorechnung oder Gutschrift aus. Die ursprüngliche Nummer bleibt vergeben.
- Die Nummern laufen fortlaufend. Nach § 14 UStG muss jede Rechnung eine einmalige Nummer tragen, die einmal oder in mehreren Zahlenreihen fortlaufend vergeben wird. Zwei Nummernkreise ohne Ordnung machen den Abgleich für alle schwerer.
Lücken sind nicht automatisch ein Fehler. Sie sollten aber erklären können, warum eine Nummer fehlt. Bei Fragen hilft Ihr Steuerberater.
Gängige Formate
- Einfach fortlaufend:
1001,1002,1003. Leicht zu verwalten. Jeder Empfänger sieht aber, wie viele Rechnungen Sie ausgestellt haben. - Mit Jahr:
2026-001,2026-002. Die Zählung beginnt jedes Jahr neu. Das Rechnungsjahr ist sofort erkennbar. - Mit Kundenkürzel:
MUELLER-001,MUELLER-002. Sinnvoll bei wenigen Stammkunden, wenn Sie nach Kunde gruppieren möchten. - Jahr plus Zähler:
RE-2026-0142. Für die meisten kleinen Unternehmen eine gute Wahl: sortierbar, eindeutig und auch über 9.999 hinaus brauchbar.
Wählen Sie ein Muster und bleiben Sie dabei. Ein Wechsel ist kein Drama. Ältere Rechnungen lassen sich dann aber schlechter sortieren.
Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Bei 1 anfangen. Eine Rechnung mit der Nummer
1verrät jedem, dass Sie ganz neu sind. Beginnen Sie bei einer höheren Zahl, wenn Sie das vermeiden möchten. - Nummern aus dem Kopf vergeben. So entstehen Dubletten. Nutzen Sie Software mit automatischer Nummerierung. Alternativ führen Sie eine zentrale Liste und tragen die Nummer sofort ein, nicht erst später.
- Eine Nummer nach der Stornierung wiederverwenden. Eine ausgestellte Nummer ist verbraucht. Eine Wiederverwendung zerstört den Prüfpfad.
Ein gutes Nummernsystem fällt nicht auf, solange es funktioniert. Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, bevor Sie die erste Rechnung versenden. Alle weiteren Pflichtangaben finden Sie im Leitfaden Pflichtangaben auf der Rechnung. Mit dem Rechnungsgenerator vergeben Sie Ihre Nummern direkt im Formular.