Eine Gutschrift ist ein Dokument, mit dem ein Verkäufer eine frühere Rechnung ganz oder teilweise mindert oder aufhebt. Sie zeigt, was dem Kunden gutgeschrieben wird, und nennt den Grund. Mit diesem Generator können Sie eine Gutschrift erstellen und als PDF im Browser speichern.
Wann Sie eine Gutschrift ausstellen
Stellen Sie eine Gutschrift aus, wenn eine Rechnung bereits raus ist und der Betrag sinken soll. Typische Fälle:
- Ein Kunde sendet Ware zurück, und Sie nehmen die Retoure an.
- Sie haben die falsche Menge oder den falschen Preis berechnet.
- Eine Leistung wurde nicht vollständig erbracht, und Sie vereinbaren einen Nachlass.
- Sie haben denselben Artikel doppelt berechnet.
- Sie stornieren eine Rechnung und wollen eine saubere Spur.
Ändern oder löschen Sie die ursprüngliche Rechnung nicht. Behalten Sie sie und stellen Sie eine Gutschrift aus, die darauf verweist. So bleiben die Unterlagen für Sie und den Kunden klar.
Was auf eine Gutschrift gehört
Die Formularfelder decken ab, was Kunden und Buchhalter suchen:
- Ihr Unternehmen: Name, Anschrift und E-Mail unter „Von (Ihr Unternehmen)“.
- Kunde: Name und Anschrift unter „Rechnung an“.
- Gutschriftnummer: getrennt von Ihren Rechnungsnummern.
- Datum der Ausstellung.
- Währung: wie in der ursprünglichen Rechnung.
- Positionen: Beschreibung, Menge und Einzelpreis der gutgeschriebenen Posten.
- Steuer % pro Zeile, wenn die ursprünglichen Posten Steuer enthielten. Die Summen zeigen Zwischensumme, Steuer und „Gutschrift gesamt“.
- Notizen: Nummer der ursprünglichen Rechnung und Grund der Gutschrift.
Dieses Dokument hat kein Fälligkeitsdatum. Es gibt auch kein eigenes Feld für die ursprüngliche Rechnungsnummer. Schreiben Sie sie in die Notizen.
So können Sie eine Gutschrift erstellen
- Füllen Sie „Von (Ihr Unternehmen)“ mit Name, Anschrift und E-Mail aus.
- Geben Sie unter „Rechnung an“ Namen und Anschrift des Kunden ein.
- Tragen Sie in den Dokumentdetails Gutschriftnummer, Datum und Währung ein.
- Beschreiben Sie unter „Positionen“ jeden gutgeschriebenen Posten mit Menge und Einzelpreis. „Position hinzufügen“ fügt weitere Zeilen hinzu.
- Setzen Sie „Steuer %“ pro Zeile passend zur ursprünglichen Rechnung.
- Schreiben Sie in die „Notizen“ die ursprüngliche Rechnungsnummer und den Grund.
- Prüfen Sie die Live-Vorschau und den Betrag „Gutschrift gesamt“.
- Klicken Sie auf „PDF herunterladen“ und senden Sie die Datei an den Kunden.
Zwischen Besuchen wird nichts gespeichert. Sichern Sie das PDF selbst.
Häufige Fehler
- Kein Bezug zur ursprünglichen Rechnung. Der Kunde muss die Gutschrift der richtigen Rechnung zuordnen können.
- Alte Rechnung ändern. Stellen Sie ein neues Dokument aus, damit beide Belege erhalten bleiben.
- Falscher Steuersatz. Schreiben Sie dieselbe Steuer gut, die Sie berechnet haben.
- Betrag verwechselt. Geben Sie für die gutgeschriebenen Posten positive Zahlen ein. Die Summe erscheint als Gutschrift.
- Kein Grund genannt. Ein kurzer Grund in den Notizen verhindert Rückfragen.
- Kein Nachfassen. Klären Sie, ob erstattet oder mit einer späteren Rechnung verrechnet wird.
Gutschrift im Vergleich zur Rechnung
| Gutschrift | Rechnung | |
|---|---|---|
| Wirkung | Senkt den offenen Betrag | Erhöht den offenen Betrag |
| Bezug | Frühere Rechnung | Ein Verkauf |
| Fälligkeitsdatum | Keines | Meist angegeben |
Müssen Sie mit dem korrigierten Betrag neu abrechnen, erstellen Sie eine neue Rechnung. Haben Sie eine Zahlung erhalten und wollen sie bestätigen, nutzen Sie eine Quittung.
Verwandte Tools
Mit dem Rechnungsrechner prüfen Sie Beträge, bevor Sie sie eintragen. Für Gutschriften in fremder Währung hilft der Währungsrechner.
Regeln zu Gutschriften und Steuer unterscheiden sich je nach Land. Dieses Tool ersetzt keine Beratung. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie Sie eine Gutschrift in Ihrer Buchhaltung und Umsatzsteuer behandeln.
Häufig gestellte Fragen
- Was ist eine Gutschrift?
- Eine Gutschrift ist ein Dokument, mit dem ein Verkäufer einen Betrag mindert oder aufhebt, den der Käufer schuldet. Anlässe sind Rücksendungen, Preisfehler oder vereinbarte Erstattungen. Sie verweist meist auf die ursprüngliche Rechnung und nennt den gutgeschriebenen Betrag.
- Wann stelle ich eine Gutschrift aus?
- Stellen Sie eine Gutschrift aus, wenn Sie den Betrag einer bereits versandten Rechnung senken müssen. Typische Gründe sind Retouren, beschädigte Ware, ein Abrechnungsfehler oder eine Preisanpassung. Ändern Sie die alte Rechnung nicht. Stellen Sie die Gutschrift aus und behalten Sie beide Belege.
- Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Erstattung?
- Die Gutschrift ist das Dokument, das die Minderung festhält. Die Erstattung ist die tatsächliche Rückzahlung des Geldes. Sie können erst eine Gutschrift ausstellen und dann zahlen, oder der Kunde verrechnet den Betrag mit einer späteren Rechnung.
- Wie hängt die Gutschrift mit der Umsatzsteuer zusammen?
- Eine Gutschrift mindert in der Regel auch die ursprünglich berechnete Umsatzsteuer. Tragen Sie deshalb pro Zeile denselben Steuersatz ein wie in der Rechnung. Wie Sie die Korrektur steuerlich richtig behandeln, klärt Ihr Steuerberater. Das Tool gibt keine Steuerberatung.
- Was gehört auf eine Gutschrift?
- Nennen Sie Ihre Daten, die Kundendaten, eine Gutschriftnummer, das Datum, die Nummer der ursprünglichen Rechnung, eine Beschreibung des gutgeschriebenen Postens, Beträge, Steuer und den Gesamtbetrag. Pflichtangaben klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Das Tool hat kein eigenes Feld für die Rechnungsnummer. Schreiben Sie sie in die Notizen.
- Speichert der Gutschriftgenerator meine Daten?
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