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Rechnungsstellung für Handwerker

Machen Sie aus einem Kostenvoranschlag eine Rechnung, erfassen Sie Fahrten zwischen Baustellen und halten Sie Arbeitsaufträge und Auslagen ohne komplette Buchhaltungssoftware geordnet.

Empfohlene Dokumente

Nützliche Rechner

Ein Handwerker sollte den Preis aufschreiben, die Freigabe einholen, die Arbeit dokumentieren und danach abrechnen. Der übliche Ablauf nutzt den Kostenvoranschlag, den Arbeitsauftrag, die Rechnung und das Fahrtenbuch.

Dokumente im Handwerksbetrieb

  • Kostenvoranschlag. Senden Sie ihn nach der Besichtigung. Führen Sie Arbeit und Material in getrennten Zeilen auf. Nennen Sie, wie lange der Preis gilt.
  • Arbeitsauftrag. Nutzen Sie ihn, sobald der Kunde zusagt. Er hält Leistung, Preis, Zieltermin und Zugang zur Baustelle fest. Mit der schriftlichen Bestätigung ist der Auftrag freigegeben.
  • Rechnung. Erstellen Sie sie nach Abschluss der Arbeit oder in Abschnitten bei längeren Aufträgen. Übernehmen Sie die Zeilen aus dem Kostenvoranschlag und ändern Sie, was abweicht.
  • Fahrtenbuch. Führen Sie es für Fahrten zwischen Baustellen. Es stützt Ihre Steuerunterlagen und die Weiterberechnung von Fahrtkosten.
  • Stundenzettel. Für Arbeit nach Aufwand nutzen Sie den Stundenzettel.

So läuft die Abrechnung meist

Kleine und große Aufträge werden verschieden abgerechnet.

  • Pauschal je Auftrag. Ein Preis für einen klaren Leistungsumfang. Das geht schnell, aber Änderungen brauchen einen neuen Arbeitsauftrag.
  • Nach Aufwand. Stunden mal Stundenverrechnungssatz plus Material. Rechnen Sie mit dem Rechner für Stundenrechnungen.
  • Anzahlung und Rest. Verlangen Sie einen Teil vorab für Material. Den Rest berechnen Sie nach Abschluss.
  • Gemischt. Manche Kunden zahlen pauschal, andere nach Stunden. Kennzeichnen Sie auf jeder Rechnung die Grundlage.

In den meisten Fällen wird der Kostenvoranschlag zur Rechnung. Zusatzarbeiten, die der Kunde vor Ort wünscht, gehören vor Beginn in einen ergänzten Arbeitsauftrag.

Rechtliche und steuerliche Hinweise

Eine Rechnung braucht die Pflichtangaben nach § 14 UStG: vollständige Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Meist gilt der Satz von 19 %, in Ausnahmefällen 7 %.

Bei Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück muss die Rechnung auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden hinweisen (§ 14b UStG). Für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG zählt die getrennte Ausweisung von Arbeitskosten und Material.

Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 gelten dafür neue Umsatzgrenzen. Prüfen Sie diese mit Ihrem Steuerberater. Bei Leistungen an andere Bauunternehmer können Bauabzugsteuer (§ 48 EStG) und § 13b UStG gelten.

Häufige Fehler

  • Zusatzarbeit ohne schriftliche Vereinbarung.
  • Arbeit und Material in einer einzigen Zeile.
  • Rechnung erst Wochen nach dem Auftrag, wenn der Kunde Details vergessen hat.
  • Fehlendes Zahlungsziel. Nutzen Sie den Fälligkeitsrechner.
  • Fahrtenbuch am Jahresende aus dem Gedächtnis erstellen.
  • PDF nicht speichern. Die Tools speichern nichts, also laden Sie jede Datei herunter.
  • Keine Verzugsregel. Nach § 286 BGB gerät ein Schuldner spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug.

Nützliche Rechner

Praxistipp: Fotos und Nachweise

Machen Sie vor und nach dem Auftrag Fotos. Sie helfen bei Streit über Mängel und erklären dem Kunden die Rechnung. Notieren Sie Materialeinkäufe mit Beleg, damit Sie Preise nachweisen können. Besprechen Sie vor Beginn, wer Material und Entsorgung zahlt. Legen Sie die Rechnung am selben Tag an, an dem Sie den Auftrag abschließen. Die Erinnerung ist dann frisch, und der Kunde zahlt meist schneller.

Bei Steuerfragen hilft Ihr Steuerberater. Bei Streit über Mängel oder Preise hilft ein Anwalt oder Ihre Handwerkskammer.

Häufige Fragen zur Handwerkerrechnung

Was muss auf einer Handwerkerrechnung stehen?
Nach § 14 UStG gehören Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Umsatzsteuer auf die Rechnung. Bei Privatkunden kommt ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht dazu.
Muss ich Arbeitskosten getrennt ausweisen?
Ja, das ist sinnvoll. Privatkunden können Arbeitskosten nach § 35a EStG steuerlich geltend machen. Dafür müssen Lohn, Material und Fahrtkosten getrennt auf der Rechnung stehen. Der Kunde muss per Überweisung zahlen.
Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?
Nur, wenn Sie ihn ausdrücklich als verbindlich kennzeichnen. Sonst gilt er als Schätzung. Schreiben Sie dazu, wie lange der Preis gilt und was bei Mehraufwand passiert.
Wie rechne ich Zusatzarbeiten ab?
Halten Sie Zusatzarbeiten vor Beginn schriftlich fest. Ergänzen Sie den Arbeitsauftrag und lassen Sie ihn bestätigen. Führen Sie die Arbeit danach als eigene Zeile in der Rechnung auf.
Brauche ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und schreiben einen Hinweis darauf in die Rechnung. Die Umsatzgrenzen prüfen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.