Online-Quittungsgenerator
Branchen

Rechnungsstellung für Bauunternehmen

Senden Sie Kostenvoranschläge vor Baubeginn, bestellen Sie bei Lieferanten und stellen Sie Abschlagsrechnungen — mit Fälligkeiten, die zur Praxis der Bauabrechnung passen.

Empfohlene Dokumente

Nützliche Rechner

Ein Bauunternehmen sollte den Preis vor Baubeginn schriftlich festhalten, Material per Bestellung ordern und nach Baufortschritt abrechnen. Dafür brauchen Sie vor allem den Kostenvoranschlag, das Angebot, die Bestellung und den Arbeitsauftrag. Die Abschlagsrechnung erstellen Sie mit dem Rechnungsgenerator.

Dokumente im Baubetrieb

  • Kostenvoranschlag oder Angebot. Geben Sie dem Kunden vor Baubeginn einen schriftlichen Preis. Nutzen Sie ein Angebot bei festem Leistungsumfang. Nutzen Sie einen Kostenvoranschlag, wenn die Baustellenbedingungen unklar sind.
  • Bestellung. Senden Sie sie an Lieferanten für Holz, Beton, Armaturen und Geräte. Tragen Sie Baustelle und Liefertermin in die Notizen ein.
  • Arbeitsauftrag. Er gibt jede Phase oder Subunternehmer-Leistung frei. Er hält Leistung, Preis und Zieltermin fest.
  • Rechnung. Rechnen Sie jeden Bauabschnitt mit dem Rechnungsgenerator ab. Pro Meilenstein reicht eine Zeile.

So läuft die Abrechnung im Bau

Ein Bauprojekt wird selten einmal am Ende abgerechnet. Löhne und Material kosten früh Geld. Darum rechnen Bauunternehmen während der Arbeit ab.

  • Abschlagsrechnung. Nach § 632a BGB und § 16 VOB/B können Sie Abschläge für erbrachte Leistungen verlangen. Rechnen Sie Abschnitte wie Rohbau, Dach und Ausbau einzeln ab. Die Beträge planen Sie mit dem Rechner für Projektrechnungen.
  • Schlussrechnung. Sie rechnet das gesamte Gewerk ab und zieht die gezahlten Abschläge ab.
  • Sicherheitseinbehalt. Manche Verträge halten einen Teil der Vergütung zurück. Prüfen Sie die Vertragsklausel.
  • Nachträge. Zusatzarbeiten brauchen eine schriftliche Beauftragung vor Ausführung. Führen Sie sie als eigene Zeile mit Bezug zum Nachtrag auf.
  • Stundenlohn und Material. Rechnen Sie Arbeitsstunden und Materialkosten getrennt ab.

Die Generatoren haben keine Felder für Leistungsstand oder Einbehalt. Schreiben Sie diese Angaben in die Zeilenbeschreibung und die Notizen, zum Beispiel "Rohbau, 40 % der Auftragssumme".

Steuerliche Punkte im Bau

Jede Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Dazu zählen Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Der Regelsatz der Umsatzsteuer beträgt 19 %, der ermäßigte Satz 7 %.

Zwei Sonderregeln treffen den Bau besonders:

  • Bauabzugsteuer (§ 48 EStG). Unternehmer als Auftraggeber müssen bei Bauleistungen unter Umständen 15 % einbehalten. Mit einer Freistellungsbescheinigung entfällt das.
  • Umkehr der Steuerschuldnerschaft (§ 13b UStG). Bei Bauleistungen an Unternehmer, die selbst Bauleistungen erbringen, schuldet der Empfänger die Umsatzsteuer.

Die Regeln haben Ausnahmen und Schwellen. Klären Sie den Einzelfall mit Ihrem Steuerberater. Auch die E-Rechnung im B2B-Verkehr hat Übergangsfristen. Eine PDF-Datei ist nicht automatisch eine E-Rechnung.

Häufige Fehler bei Bauabrechnungen

  • Arbeitsbeginn ohne unterschriebenes Angebot.
  • Zusatzarbeiten auf mündliche Zusage, danach Streit über den Preis.
  • Eine einzige Rechnung am Ende und monatelange Vorfinanzierung.
  • Fehlendes Fälligkeitsdatum. Berechnen Sie es mit dem Fälligkeitsrechner.
  • Keine Verzugsregel im Vertrag. Verzugszinsen regelt § 288 BGB. Sie liegen im B2B-Verkehr bei 9 Prozentpunkten über dem Basiszins, dazu kommt eine Pauschale von 40 Euro.
  • Keine Zuordnung von Lieferantenbestellungen zu Bauvorhaben.

Nützliche Rechner

Praxistipp: Dokumentation auf der Baustelle

Streit entsteht im Bau meist über Mengen, Nachträge und Abnahmen. Halten Sie darum jeden Leistungsstand schriftlich fest. Fotografieren Sie fertige Abschnitte. Lassen Sie Stundennachweise und Lieferscheine gegenzeichnen. Legen Sie pro Bauvorhaben eine Akte an, die Angebot, Bestellungen, Nachträge, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung enthält. So belegen Sie jede Zeile Ihrer Rechnung und beschleunigen die Prüfung durch den Auftraggeber. Je klarer die Unterlagen, desto schneller kommt die Zahlung.

Die Tools speichern keine Daten. Laden Sie jedes PDF herunter und legen Sie es in der Projektakte ab. Bei Vertrags- und Steuerfragen entscheiden Steuerberater und Anwalt, nicht diese Seite.

Häufige Fragen zur Rechnungsstellung im Bau

Wie stelle ich eine Abschlagsrechnung?
Teilen Sie den Vertragspreis in Bauabschnitte oder in Prozent des Leistungsstands auf. Stellen Sie jede Abschlagsrechnung, wenn der Abschnitt erreicht ist. Nennen Sie in den Zeilen die Gesamtsumme, die bisher abgerechnete Summe und den aktuellen Betrag. Die Schlussrechnung rechnet alle Abschläge ab.
Was ist ein Sicherheitseinbehalt?
Der Auftraggeber behält einen Teil der Vergütung bis zur Abnahme oder bis zum Ende der Gewährleistung zurück. Ob und in welcher Höhe das gilt, regelt der Bauvertrag. Lassen Sie die Klausel vor Vertragsschluss prüfen.
Muss ich Bauabzugsteuer beachten?
Bei Bauleistungen an Unternehmer muss der Auftraggeber unter Umständen 15 Prozent der Vergütung an das Finanzamt abführen. Eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG verhindert den Abzug. Fragen Sie Ihren Steuerberater nach den Details und Bagatellgrenzen.
Was bedeutet Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers?
Bei bestimmten Bauleistungen zwischen Bauunternehmern schuldet der Empfänger die Umsatzsteuer nach § 13b UStG. Die Rechnung weist dann keine Umsatzsteuer aus und enthält einen entsprechenden Hinweis. Klären Sie jeden Fall vorab mit Ihrem Steuerberater.
Welche Zahlungsfristen sind im Bau üblich?
Nach der VOB/B gelten für Abschlagsrechnungen 21 Tage und für die Schlussrechnung 30 Tage. Bei BGB-Verträgen gilt, was Sie vereinbaren. Schreiben Sie das Fälligkeitsdatum auf jede Rechnung.