Eine Marketingagentur sollte Retainer und Projektarbeit in getrennten, klar benannten Zeilen abrechnen und Mediabudget getrennt vom Honorar zeigen. Die wichtigsten Dokumente sind die Rechnung, das Angebot, die Bestellung und der Kontoauszug.
Dokumente für Agenturen
- Angebot. Senden Sie es vor einer Kampagne oder einem Projekt. Nennen Sie jedes Ergebnis mit Preis. Ergänzen Sie ein Gültigkeitsdatum und was nicht enthalten ist, etwa zusätzliche Korrekturschleifen.
- Rechnung. Senden Sie sie monatlich für Retainer und zu Meilensteinen für Projekte. Setzen Sie den Kampagnennamen in die Zeilenbeschreibung.
- Bestellung. Stellen Sie sie für Freelancer, Fotografen und Druckereien aus. Sie legt Umfang und Preis vor Arbeitsbeginn fest.
- Kontoauszug. Senden Sie ihn an Kunden mit vielen Kampagnen. Eine Seite zeigt alle Posten, Zahlungen und den Saldo.
So läuft die Abrechnung meist
| Posten | Übliches Vorgehen |
|---|---|
| Retainer | Fester Monatsbetrag für vereinbarten Umfang oder Stunden |
| Projekt | Pauschale, oft in Stufen geteilt |
| Mediabudget | Weitergereichte Kosten plus Honorar oder Aufschlag |
| Fremdkosten | Einkaufspreis plus Aufschlag, in eigener Zeile |
Der Aufschlag braucht Konsequenz. Wählen Sie eine Regel, etwa einen Prozentsatz auf Fremdkosten, und wenden Sie sie bei allen Kunden gleich an. Die Generatoren rechnen keinen Aufschlag. Berechnen Sie ihn vorab mit dem Aufschlagsrechner und tragen Sie den Endpreis je Zeile ein. Den Gewinn prüfen Sie mit dem Margenrechner.
Retainer und Projekte laufen oft parallel. Legen Sie im Vertrag fest, welche Stunden oder Ergebnisse der Retainer abdeckt. Alles darüber hinaus gehört in ein Angebot. Den Monatsbetrag planen Sie mit dem Retainer-Rechner.
Rechtliche und steuerliche Hinweise
Jede Rechnung braucht die Pflichtangaben nach § 14 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Für Agenturleistungen gelten meist 19 % Umsatzsteuer.
Drei Punkte verdienen Aufmerksamkeit:
- Mediabudget. Kaufen Sie Werbeplätze im eigenen Namen ein, ist die Weiterberechnung meist nicht steuerfrei. Ein durchlaufender Posten setzt enge Bedingungen voraus.
- Künstlersozialabgabe. Zahlungen an selbständige Grafiker, Texter oder Fotografen können abgabepflichtig sein.
- Ausländische Plattformen. Hier kann § 13b UStG greifen.
Klären Sie diese Punkte mit Ihrem Steuerberater. Auch die E-Rechnung im B2B-Verkehr hat Übergangsfristen.
Häufige Fehler
- Mediabudget in das Honorar mischen. Dann sieht der Kunde Ihre Marge nicht, und Sie seine nicht.
- Umfang wachsen lassen, ohne ein Angebot für die Zusatzleistung.
- Dienstleister ohne Bestellung bezahlen und später über den Betrag streiten.
- Mediakosten erst abrechnen, nachdem die Plattform Sie schon belastet hat.
- Die Bestellnummer des Kunden weglassen, obwohl seine Buchhaltung sie verlangt.
- Keine Zahlungserinnerung senden. Setzen Sie ein Fälligkeitsdatum mit dem Fälligkeitsrechner und mahnen Sie rechtzeitig.
Nützliche Rechner
- Aufschlagsrechner, um Fremdkosten zu bepreisen.
- Margenrechner, um den Gewinn eines Projekts zu prüfen.
- Retainer-Rechner, um ein Monatshonorar festzulegen.
- Rechner für Projektrechnungen, um Meilensteinbeträge zu planen.
Praxistipp: Transparenz bei Kampagnen
Kunden zahlen schneller, wenn sie verstehen, wofür sie zahlen. Nennen Sie in jeder Zeile die Kampagne, den Zeitraum und die Art der Leistung. Hängen Sie bei Mediabudgets den Beleg der Plattform an. Senden Sie die Rechnung zum vereinbarten Termin, nicht nach Bauchgefühl. Bei vielen parallelen Kampagnen hilft ein monatlicher Kontoauszug, damit der Kunde den Überblick behält.
Die Tools speichern keine Daten. Laden Sie jedes PDF herunter. Bei Steuerfragen entscheidet Ihr Steuerberater.
Häufige Fragen zur Agenturabrechnung
- Wie weise ich Mediabudgets auf der Rechnung aus?
- Führen Sie Mediabudget und Agenturhonorar in getrennten Zeilen auf. So sieht der Kunde, was Fremdkosten sind und was Ihre Leistung ist. Ob das Budget umsatzsteuerlich ein durchlaufender Posten ist, hängt vom Einzelfall ab. Fragen Sie Ihren Steuerberater.
- Wie hoch soll mein Aufschlag auf Fremdkosten sein?
- Legen Sie eine feste Regel fest, zum Beispiel einen Prozentsatz auf die Fremdkosten. Wenden Sie sie bei allen Kunden gleich an. Berechnen Sie den Preis vorab mit dem Aufschlagsrechner und tragen Sie ihn je Zeile ein.
- Wie rechne ich Retainer und Projekt nebeneinander ab?
- Nutzen Sie getrennte Zeilen und nennen Sie das Modell. Schreiben Sie im Vertrag fest, welche Stunden oder Ergebnisse der Retainer deckt. Arbeit darüber hinaus kommt in ein neues Angebot.
- Muss ich bei Freelancern etwas beachten?
- Ja. Für Zahlungen an selbständige Künstler und Publizisten kann die Künstlersozialabgabe anfallen. Holen Sie Rechnungen von Freelancern ein und fragen Sie Ihren Steuerberater nach der Abgabepflicht.
- Wie gehe ich mit Auslandsplattformen um?
- Bei Leistungen von Anbietern aus dem Ausland kann die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG gelten. Klären Sie das für jede Plattform mit Ihrem Steuerberater.