Ein Kontoauszug ist ein Dokument, das die Belastungen und Zahlungen eines Kundenkontos über einen Zeitraum auflistet. Er endet mit dem offenen Betrag. So sehen beide Seiten, was berechnet, was bezahlt und was noch offen ist. Mit diesem Generator können Sie einen Kontoauszug erstellen.
Wann Sie einen Kontoauszug nutzen
Ein Kontoauszug ist nützlich, wenn ein Kunde mehrere Vorgänge mit Ihnen hat.
- Monatliche Übersicht. Sie rechnen mit einem Stammkunden oft ab und wollen eine klare Zusammenfassung.
- Zahlungserinnerung. Ein Kunde hat offene Rechnungen, und Sie zeigen die Gesamtsumme.
- Kontoabstimmung. Die Unterlagen des Kunden und Ihre passen nicht zusammen.
- Jahresabschluss oder Prüfung. Ein Kunde oder Steuerberater verlangt einen Nachweis der Vorgänge.
- Streitfälle. Sie müssen zeigen, welche Zahlungen Sie wann erhalten haben.
Was in einen Kontoauszug gehört
Halten Sie den Auszug leicht lesbar. Nennen Sie diese Punkte:
- Ihre Firmendaten: Name, Anschrift und E-Mail im Bereich „Von (Ihr Unternehmen)“.
- Kundendaten: Name und Anschrift im Bereich „Kontoauszug für“.
- Auszugsnummer und Datum: Das Datum zeigt den Tag, an dem der Saldo berechnet wird.
- Währung: USD, EUR, GBP, TRY, DKK, NOK, SEK, PLN, RON, IDR, THB oder UAH.
- Positionen: Jede Zeile hat Datum, Beschreibung, Belastung und Zahlung.
- Offener Betrag: Der Generator rechnet jede Zeile als Belastungen minus Zahlungen und zeigt die Summe als offenen Betrag.
- Notizen: Zahlungshinweise, Bankverbindung, Fälligkeiten offener Rechnungen und ein Ansprechpartner.
Dieses Dokument hat kein Steuerfeld. Tragen Sie Belastungen als Beträge ein, die der Kunde schuldet, und zeigen Sie Steuerdetails auf Ihren Rechnungen. Es gibt auch kein Logo- und kein Unterschriftsfeld.
So können Sie einen Kontoauszug erstellen
- Öffnen Sie den Generator. Ein Konto brauchen Sie nicht.
- Geben Sie unter „Von (Ihr Unternehmen)“ Name, Anschrift und E-Mail ein.
- Geben Sie unter „Kontoauszug für“ Name und Anschrift des Kunden ein.
- Tragen Sie in den Dokumentdetails Auszugsnummer, Datum und Währung ein.
- Klicken Sie unter „Positionen“ für jeden Vorgang auf „Position hinzufügen“. Geben Sie Datum und Beschreibung ein. Rechnungsbeträge kommen unter „Belastungen“, erhaltenes Geld unter „Zahlungen“. „Position entfernen“ löscht eine Zeile.
- Prüfen Sie die Live-Vorschau. Sie aktualisiert sich beim Tippen und zeigt den offenen Betrag.
- Ergänzen Sie in den „Notizen“ Zahlungshinweise und einen Ansprechpartner.
- Klicken Sie auf „PDF herunterladen“.
Ihre Daten werden nicht gespeichert. Behalten Sie das PDF in Ihren Unterlagen.
Häufige Fehler
- Fehlende Zahlungen. Eine vergessene alte Zahlung verfälscht den Saldo und führt zu Streit.
- Unklare Beschreibung. Nennen Sie die Rechnungsnummer oder eine Kurzreferenz, damit der Kunde jede Zeile zuordnen kann.
- Falsche Reihenfolge. Ordnen Sie Vorgänge nach Datum, älteste zuerst.
- Kein Auszugsdatum. Der Kunde muss wissen, für welchen Tag der Saldo gilt.
- Ungeprüft versendet. Gleichen Sie jede Zahl mit Ihrer Buchhaltung ab.
- Keine Zahlungshinweise. Sagen Sie, wie und wohin der Kunde zahlen soll.
Kontoauszug im Vergleich zur Rechnung
| Merkmal | Kontoauszug | Rechnung |
|---|---|---|
| Umfang | Viele Vorgänge in einem Zeitraum | Ein Verkauf oder Auftrag |
| Zeigt | Belastungen, Zahlungen, offenen Betrag | Positionen, Steuer, Gesamtbetrag |
| Zweck | Übersicht und Erinnerung | Zahlungsaufforderung |
Ein Kontoauszug ersetzt keine Rechnung. Stellen Sie zuerst die Rechnung aus und fassen Sie das Konto danach im Kontoauszug zusammen. Zahlt der Kunde, bestätigen Sie das mit einer Quittung.
Mit Kontoauszügen schneller zu Ihrem Geld
Ein regelmäßiger Kontoauszug hält Ihre offenen Forderungen sichtbar. Der Rechnungsalter-Rechner und der Rechner für Zahlungsverzug zeigen, welche Salden zuerst Aufmerksamkeit brauchen. Den Verzugsgebühren-Rechner nutzen Sie bei verspäteten Zahlungen. Fragen Sie bei rechtlichen Schritten Ihren Steuerberater oder Rechtsberater.
Häufig gestellte Fragen
- Was ist ein Kontoauszug für Kunden?
- Ein Kontoauszug fasst alle Belastungen und Zahlungen zwischen einem Unternehmen und einem Kunden in einem Zeitraum zusammen. Er endet mit dem offenen Betrag. Unternehmen senden ihn, um den Kunden an offene Posten zu erinnern und erhaltene Zahlungen zu bestätigen.
- Was ist der Unterschied zwischen Kontoauszug und Rechnung?
- Eine Rechnung fordert die Zahlung für einen Verkauf oder Auftrag. Ein Kontoauszug fasst viele Vorgänge zusammen, darunter Rechnungen und Zahlungen, und zeigt den Saldo. Senden Sie beim Verkauf eine Rechnung. Senden Sie einen Kontoauszug zum Abgleich oder als Erinnerung.
- Wie oft sollte ich Kontoauszüge senden?
- Viele Unternehmen senden sie monatlich. Senden Sie früher, wenn ein Konto überfällig ist oder der Kunde darum bittet. Nutzen Sie für alle Kunden denselben Rhythmus und behalten Sie eine Kopie jedes Auszugs.
- Wie berechne ich den offenen Betrag?
- Addieren Sie alle Belastungen und ziehen Sie alle Zahlungen ab. Das Ergebnis ist der offene Betrag. In diesem Generator zeigt jede Zeile Belastungen minus Zahlungen, und die Summe unten zeigt den offenen Betrag. Ein negativer Saldo bedeutet ein Guthaben des Kunden.
- Weist der Generator Umsatzsteuer auf dem Kontoauszug aus?
- Nein. Der Kontoauszug hat kein Steuerfeld. Er zeigt Belastungen, Zahlungen und den offenen Betrag. Tragen Sie Belastungen als Beträge ein, die der Kunde schuldet, und nennen Sie Steuerangaben auf den Rechnungen. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.
- Ersetzt der Kontoauszug eine Rechnung oder eine Mahnung?
- Nein. Er fasst den Stand zusammen und ersetzt weder Rechnung noch Mahnung. Rechnungen müssen ihre eigenen Pflichtangaben haben, etwa nach § 14 UStG. Das Tool erzeugt PDF-Dokumente, keine XRechnung oder ZUGFeRD. Klären Sie Details mit Ihrem Steuerberater.
- Werden die Kundendaten gespeichert?
- Nein. Der Generator ist kostenlos, braucht keine Anmeldung und läuft in Ihrem Browser. Nichts, was Sie eingeben, wird auf dem Server gespeichert. Laden Sie das PDF herunter und sichern Sie Ihre Kopie, bevor Sie die Seite verlassen.