Im Alltag werden die drei Begriffe oft durcheinandergeworfen. Im Geschäft bedeuten sie aber Verschiedenes. Das falsche Dokument verwirrt Kunden und kann Probleme in der Buchhaltung machen.
Angebot: vor der Arbeit, ein Vorschlag
Ein Angebot senden Sie, bevor die Arbeit beginnt. Es sagt: „Das schlage ich vor, und so viel kostet es ungefähr.“ Ein Angebot ist keine Zahlungsaufforderung. Der Kunde kann es annehmen, ablehnen oder verhandeln. Es wurde noch nichts geliefert, also ist noch nichts geschuldet.
Nutzen Sie ein Angebot, wenn ein Kunde fragt: „Was würde das kosten?“ Den Unterschied zum Kostenvoranschlag erklärt der Leitfaden Angebot oder Kostenvoranschlag.
Rechnung: nach der Arbeit, eine Zahlungsaufforderung
Eine Rechnung senden Sie, nachdem Sie geliefert oder geleistet haben. Bei längeren Projekten stellen Sie sie zu vereinbarten Meilensteinen aus. Sie fordert formell zur Zahlung auf: Das wurde geleistet, das ist offen, das ist fällig. Anders als ein Angebot begründet eine Rechnung eine Forderung. Sie erscheint in Ihrer Buchhaltung und in der des Kunden.
Bei Leistungen an andere Unternehmer müssen Sie eine Rechnung ausstellen. Welche Angaben Pflicht sind, lesen Sie unter Pflichtangaben auf der Rechnung.
Quittung: nach der Zahlung, ein Beleg
Eine Quittung stellen Sie aus, nachdem Sie Geld erhalten haben. Sie fordert nichts. Sie bestätigt, dass ein bestimmter Betrag an einem bestimmten Tag für eine bestimmte Leistung bezahlt wurde. Der Kunde braucht sie für seine Buchführung, Sie für Ihren Nachweis, was wirklich eingegangen ist.
Stellen Sie eine Quittung aus, wenn Geld tatsächlich geflossen ist, zum Beispiel bei Barzahlung.
Die Reihenfolge
Bei einem typischen bezahlten Auftrag gilt:
- Angebot: „So viel kostet es.“ (vor der Arbeit)
- Rechnung: „Das schulden Sie.“ (nach der Arbeit, vor der Zahlung)
- Quittung: „Das haben Sie bezahlt.“ (nach der Zahlung)
Kleine Sofortgeschäfte überspringen Angebot und Rechnung und enden direkt bei der Quittung, etwa im Laden oder bei einer Dienstleistung vor Ort. Größere oder laufende Aufträge nutzen meist alle drei. Das passende Dokument zum passenden Zeitpunkt hält Ihre Unterlagen und die Ihres Kunden korrekt.
Unsere kostenlosen Generatoren decken alle drei ab: Angebot erstellen, Rechnung erstellen und Quittung erstellen.