Ein Vermieter oder Verwalter sollte für jede Mietzahlung eine nummerierte Quittung ausstellen, Zusatzkosten in Rechnung stellen und pro Wohnung einen Kontoauszug führen. Die wichtigsten Tools sind der Mietquittungs-Generator, der Rechnungsgenerator, der Kontoauszug und die Spesenabrechnung.
Dokumente für Vermieter und Verwalter
- Mietquittung. Stellen Sie sie aus, wenn die Miete eingeht. Nennen Sie den Zeitraum, etwa "März", und die Zahlungsart. Führen Sie eine Kaution in einer eigenen Zeile auf.
- Rechnung. Nutzen Sie sie für Geld, das noch aussteht, etwa Reparaturkosten, Servicegebühren oder die Verwaltungsvergütung für einen Eigentümer.
- Kontoauszug. Er listet Forderungen und Zahlungen einer Wohnung nach Datum. Er zeigt den Saldo und klärt die Frage "Ich habe schon gezahlt".
- Spesenabrechnung. Erfassen Sie Instandhaltung, Material und Fahrten je Objekt. Eigentümer wünschen sie oft zum Monatsende.
So läuft die Abrechnung meist
Mieteinnahmen wiederholen sich. Derselbe Betrag wird am selben Tag jeder Periode fällig.
- Monatsmiete. Stellen Sie je Zahlung eine Quittung aus. Halten Sie die Nummern in Reihenfolge.
- Kaution. Erfassen Sie sie getrennt von der Miete. Anlage und Rückgabe richten sich nach § 551 BGB.
- Nebenkosten. Strom, Parkplatz oder Reparaturen gehören in eigene Zeilen. Für die Betriebskostenabrechnung gilt bei Wohnraum eine Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 BGB).
- Verspätete Miete. Halten Sie Fälligkeit, Zahlungsdatum und Gebühr fest. Die Tage zählt der Rechner für überfällige Tage.
- Berichte an Eigentümer. Verwalter senden einen Kontoauszug über eingenommene Mieten und gezahlte Kosten.
Für Mietzahlungen mit festem Kalendertag tritt Verzug nach § 286 BGB oft ohne Mahnung ein. Verzugszinsen regelt § 288 BGB. Die Zinsen berechnen Sie mit dem Rechner für Verzugszinsen.
Hinweise für Makler
Maklerprovisionen unterliegen besonderen Regeln. Bei der Wohnungsvermittlung gilt seit 2015 das Bestellerprinzip: Wer den Makler beauftragt, zahlt ihn. Beim Kauf von Wohnimmobilien teilen sich Käufer und Verkäufer die Provision meist, und die Vereinbarung braucht Textform (§ 656c BGB). Eine Maklerrechnung braucht die Pflichtangaben nach § 14 UStG und weist in der Regel 19 % Umsatzsteuer aus. Klären Sie den Einzelfall mit Ihrem Anwalt oder Steuerberater.
Häufige Fehler
- Kein Mietzeitraum auf der Quittung.
- Miete, Kaution und Gebühren in einer einzigen Zeile.
- Mahngebühr ohne Grundlage im Mietvertrag. Prüfen Sie das mit einem Anwalt.
- Quittungen ohne Nummer und ohne Kopie.
- Kontoauszüge, die vom Bankkonto abweichen.
- Vergessen, dass die Tools nichts speichern. Laden Sie jedes PDF herunter.
Nützliche Rechner
- Rechner für Verzugsgebühren, um eine Gebühr nach Mietvertrag zu berechnen.
- Rechner für Verzugszinsen, um Zinsen auf überfällige Beträge zu berechnen.
- Rechner für überfällige Tage, um Verzugstage zu zählen.
- Fälligkeitsrechner, um ein Fälligkeitsdatum festzulegen.
Praxistipp: Ordnung pro Objekt
Legen Sie für jede Wohnung eine eigene Akte an. Sie enthält den Mietvertrag, die Kautionsunterlagen, alle Quittungen und den aktuellen Kontoauszug. Vergleichen Sie jeden Monat die Zahlungen auf dem Bankkonto mit Ihren Quittungen. Vermerken Sie Mängelanzeigen und Reparaturen mit Datum. So beantworten Sie Rückfragen von Mietern und Eigentümern in Minuten und haben bei Streit eine saubere Beweislage.
Mietrecht und Steuerrecht ändern sich oft. Fragen Sie vor der Nutzung einer Vorlage einen Mieterverein, Anwalt oder Steuerberater.
Häufige Fragen für Vermieter und Verwalter
- Muss ich dem Mieter eine Mietquittung geben?
- Der Mieter hat nach § 368 BGB Anspruch auf eine Quittung über erhaltene Zahlungen. Bei Barzahlung ist sie besonders wichtig. Geben Sie jedem Mieter eine nummerierte Quittung, auch bei Überweisung auf Wunsch.
- Was gehört auf eine Mietquittung?
- Nennen Sie Vermieter und Mieter, die Anschrift der Wohnung, den Betrag, das Zahlungsdatum, den Mietzeitraum und die Zahlungsart. Trennen Sie Kaltmiete und Nebenkosten. Vergeben Sie jeder Quittung eine eigene Nummer.
- Wie dokumentiere ich die Mietkaution?
- Führen Sie die Kaution als eigene Position getrennt von der Miete auf. Nach § 551 BGB darf sie bei Wohnraum höchstens drei Nettokaltmieten betragen. Sie muss getrennt vom eigenen Vermögen angelegt werden. Prüfen Sie Details mit einem Mieterverein oder Anwalt.
- Ist Vermietung umsatzsteuerpflichtig?
- Die Vermietung von Wohnraum ist nach § 4 Nr. 12 UStG umsatzsteuerfrei. Bei gewerblicher Vermietung ist eine Option zur Umsatzsteuer möglich. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.
- Wann stelle ich eine Rechnung statt einer Quittung aus?
- Eine Rechnung fordert Geld, das noch aussteht, etwa Reparaturkosten oder eine Verwaltungsgebühr für den Eigentümer. Eine Quittung bestätigt Geld, das Sie schon erhalten haben.