Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land. Die Pflichtangaben einer Rechnung in Deutschland regelt § 14 Abs. 4 UStG. Fehlt eine, kommt die Rechnung oft mit der Bitte zurück, sie korrigiert neu zu senden. Beim Kunden kann dann der Vorsteuerabzug in Gefahr sein.
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Mehr dazu im Leitfaden Rechnungsnummer vergeben.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung. Führen Sie jede Position mit Menge, Einzelpreis und Zeilensumme auf, nicht nur eine Pauschalsumme.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oder der Leistungszeitraum). Fällt er auf das Rechnungsdatum, schreiben Sie das dazu.
- Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, plus im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto oder Rabatte, soweit nicht schon im Preis enthalten.
- Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Zeigen Sie Netto, Umsatzsteuer und Brutto getrennt.
Dazu kommt die klare Bezeichnung „Rechnung“ oben, nicht nur Logo und Nummer.
Zahlungsbedingungen und Zahlungsweg
Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber unverzichtbar für schnelle Zahlung:
- Das Fälligkeitsdatum oder klare Zahlungsbedingungen (zum Beispiel „14 Tage netto“). Siehe Zahlungsziel festlegen.
- Zahlungsinformationen: Bankverbindung (IBAN), einen Zahlungslink oder die Zahlart, die Sie akzeptieren.
Sinnvoll, auch wenn nicht Pflicht
- Die Währung, ausdrücklich, wenn Sie oder der Kunde international arbeiten.
- Ein Hinweisfeld für Dinge mit Kontext, etwa eine Bestellnummer, die der Kunde angegeben hat, oder ein Dankeschön.
- Verzugsfolgen, vorab genannt (Verzugszinsen oder Pauschale) statt nachträglich. Den passenden Satz hilft Ihnen der Verzugszinsen-Rechner zu finden.
Sonderfälle in Deutschland
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und nennen den Hinweis, dass wegen der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer berechnet wird. Die Steuernummer bleibt Pflicht.
- Kleinbetragsrechnung: Bis 250 Euro brutto genügen weniger Angaben (§ 33 UStDV), etwa Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.
- E-Rechnung: Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Ein PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Gültige Formate sind etwa XRechnung und ZUGFeRD. Fragen Sie Ihren Steuerberater nach den Fristen für Ihr Unternehmen.
- Aufbewahrung: Rechnungen bewahren Sie nach den gesetzlichen Fristen auf (derzeit 8 Jahre).
Was Sie meist weglassen können
Sie müssen keine seitenlangen Rechtstexte aufnehmen. Ein kurzer, klarer Hinweis schlägt drei Absätze Standardtext, den niemand liest. Nennen Sie nur den Zahlungsweg, den Sie wirklich wollen, damit klar ist, wie gezahlt werden soll.
Eine vollständige Rechnung soll nicht offizieller wirken. Sie nimmt dem Kunden jeden Grund, vor der Zahlung noch eine Frage zu stellen. Die Angaben setzen Sie mit dem Rechnungsgenerator direkt im Formular. Details zu Ihrem Fall klären Sie mit Ihrem Steuerberater.