Eine Auftragsbestätigung ist ein Dokument, mit dem ein Verkäufer die Bestellung eines Kunden bestätigt. Sie hält Positionen, Mengen, Preise und den erwarteten Termin fest. So arbeiten beide Seiten mit denselben Angaben. Mit diesem Generator können Sie eine Auftragsbestätigung erstellen und als PDF im Browser speichern.
Wann Sie eine Auftragsbestätigung nutzen
Nutzen Sie sie, wenn ein Kunde kaufen will und Sie die Einzelheiten schriftlich bestätigen möchten. Typische Fälle:
- Ein Kunde sendet eine Bestellung, und Sie bestätigen sie zurück.
- Eine Bestellung per Telefon oder E-Mail braucht eine klare schriftliche Aufzeichnung.
- Sie nehmen Aufträge für Ware an, die später geliefert wird, und müssen Offenes verfolgen.
- Ein Sonderauftrag hat Einzelheiten, die beide Seiten bestätigen müssen.
- Sie wollen ein Dokument, das Ihr Team zum Kommissionieren, Verpacken und Abrechnen nutzt.
Die Auftragsbestätigung steht zwischen Angebot und Rechnung. Sie zeigt dem Kunden, dass sein Auftrag angekommen ist, und gibt Ihrem Team eine gemeinsame Grundlage für Lager, Versand und Abrechnung.
Was in eine Auftragsbestätigung gehört
Die Formularfelder decken ab, was Kunden und Lagerpersonal brauchen:
- Ihr Unternehmen: Name, Anschrift und E-Mail unter „Von (Ihr Unternehmen)“.
- Kunde: Name und Anschrift unter „Rechnung an“.
- Auftragsnummer: Damit finden Sie den Auftrag wieder.
- Datum der Bestätigung.
- Fälligkeitsdatum: Sie können es als erwarteten Liefer- oder Zahltermin nutzen.
- Währung: eine von 12 Optionen.
- Positionen: Beschreibung, Menge und Einzelpreis.
- Steuer % pro Zeile, wo Steuer anfällt. Die Summen zeigen Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag.
- Notizen: Bestellnummer des Kunden, Lieferanschrift, Liefer- oder Zahlungsbedingungen.
Der Generator hat weder Unterschrifts- noch Rabattfeld. Schreiben Sie Hinweise zur Zustimmung in die Notizen, oder lassen Sie den Kunden das ausgedruckte PDF unterschreiben.
So können Sie eine Auftragsbestätigung erstellen
- Füllen Sie „Von (Ihr Unternehmen)“ mit Name, Anschrift und E-Mail aus.
- Geben Sie unter „Rechnung an“ Name und Anschrift des Kunden ein.
- Tragen Sie in den Dokumentdetails Auftragsnummer, Datum, Fälligkeitsdatum und Währung ein.
- Fügen Sie unter „Positionen“ für jede Ware Beschreibung, Menge und Einzelpreis hinzu. „Position hinzufügen“ erzeugt Zeilen, „Position entfernen“ löscht eine.
- Tragen Sie „Steuer %“ ein, wo es gilt.
- Schreiben Sie in die „Notizen“ die Bestellnummer des Kunden, die Lieferanschrift und Bedingungen.
- Prüfen Sie die Live-Vorschau.
- Klicken Sie auf „PDF herunterladen“ und senden Sie die Datei an den Kunden.
Zwischen Besuchen wird nichts gespeichert. Sichern Sie das PDF für Ihre Unterlagen.
Häufige Fehler
- Auftragsnummer weggelassen. Sie brauchen sie, um Lieferungen und Rechnungen zuzuordnen.
- Bestellnummer des Kunden fehlt. Viele Käufer suchen ihre eigene Referenz.
- Unklare Mengen. Nennen Sie genau, wie viele Einheiten, in welcher Größe oder Version.
- Kein Liefertermin. Kunde und Team brauchen ein Ziel.
- Verwechslung mit der Rechnung. Eine Auftragsbestätigung fordert allein keine Zahlung.
- Datei nicht gesichert. Das Tool speichert nichts. Sichern Sie jedes PDF.
Auftragsbestätigung im Vergleich zur Rechnung
| Auftragsbestätigung | Rechnung | |
|---|---|---|
| Zweck | Bestätigt einen Auftrag | Fordert die Zahlung |
| Zeitpunkt | Vor der Lieferung | Bei oder nach der Lieferung |
| Genutzt von | Verkäufer und Kunde | Kunde und Buchhaltung |
Liefern Sie die Ware, erstellen Sie aus denselben Positionen eine Rechnung. Haben Sie eine Kundenbestellung erhalten, vergleichen Sie sie mit der Bestellung. Hat sich der Kunde noch nicht entschieden, senden Sie zuerst ein Angebot. Für Versandpapiere nutzen Sie den Lieferschein.
Anforderungen unterscheiden sich je nach Land und Branche. Fragen Sie Ihren Steuerberater, was für Sie gilt.
Häufig gestellte Fragen
- Was ist eine Auftragsbestätigung?
- Eine Auftragsbestätigung ist ein Dokument, mit dem ein Verkäufer die Bestellung eines Kunden bestätigt. Sie nennt Positionen, Mengen, Preise und den vereinbarten Termin. Der Kunde erhält eine klare schriftliche Aufzeichnung. Der Verkäufer verfolgt damit den Auftrag bis zur Lieferung und Rechnung.
- Was ist der Unterschied zwischen Auftragsbestätigung und Rechnung?
- Die Auftragsbestätigung bestätigt einen Auftrag und hält fest, was der Kunde kaufen will. Die Rechnung fordert die Zahlung. Meist kommt zuerst die Auftragsbestätigung, dann die Lieferung und danach die Rechnung. Beide Dokumente haben oft dieselben Positionen.
- Was ist der Unterschied zwischen Auftragsbestätigung und Bestellung?
- Beide beschreiben denselben Vorgang aus zwei Sichten. Der Käufer sendet eine Bestellung, um zu bestellen. Der Verkäufer erstellt eine Auftragsbestätigung, um den Auftrag zu bestätigen und zu verfolgen. Die Bestellnummer des Käufers steht oft auf der Auftragsbestätigung.
- Was gehört in eine Auftragsbestätigung?
- Nennen Sie Ihre Daten, die Kundendaten, eine Auftragsnummer, das Bestelldatum, den Liefertermin, Beschreibungen, Mengen, Einzelpreise, Steuer und den Gesamtbetrag. Lieferbedingungen und Zahlungsbedingungen schreiben Sie in die Notizen. Auch die Bestellnummer des Kunden hilft.
- Ist eine Auftragsbestätigung ein Vertrag?
- Sie kann Teil eines Vertrags werden, sobald beide Seiten zustimmen. Das hängt vom Wortlaut und den Umständen ab. Gehen Sie nicht einfach von einer Bindung aus. Bei großen oder komplexen Aufträgen lassen Sie sich rechtlich beraten.
- Wie gehe ich mit Umsatzsteuer und Rechnung um?
- Tragen Sie pro Position „Steuer %“ ein, wenn Steuer anfällt. Die spätere Rechnung braucht bestimmte Pflichtangaben, etwa nach § 14 UStG. Das Tool erstellt PDF-Dokumente, keine strukturierte E-Rechnung wie XRechnung oder ZUGFeRD. Fragen Sie Ihren Steuerberater.
- Speichert der Generator meine Daten?
- Nein. Das Tool läuft in Ihrem Browser. Nichts, was Sie eingeben, wird auf unserem Server gespeichert. Laden Sie das PDF herunter und sichern Sie Ihre Kopie, bevor Sie die Seite schließen. Das Tool kann sie später nicht wiederherstellen.