Die erste Rechnung zu schreiben wirkt größer, als es ist. Ohne die Nervosität sind es vier Schritte: Leistung abstimmen, Details schriftlich festhalten, versenden und nachfassen, falls nicht gezahlt wird.
1. Details vor der Rechnung klären
Bevor Sie etwas aufschreiben, stellen Sie sicher, dass Sie und der Kunde dasselbe meinen: was geliefert wurde, was es kostet und wann gezahlt wird. Eine Rechnung für etwas, das der Kunde nicht erwartet hat (gewachsener Umfang, geänderter Satz), ist der häufigste Grund für Rechnungsstreit. Eine kurze E-Mail vor Arbeitsbeginn mit Umfang und Preis erspart Ihnen später das Gespräch.
2. Das brauchen Sie
Eine Rechnung in Deutschland muss bestimmte Pflichtangaben enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG):
- Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift sowie Name und Anschrift des Kunden
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung, bei mehreren Positionen aufgeschlüsselt
- Den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oder den Leistungszeitraum)
- Das Entgelt (netto), den Steuersatz und den Steuerbetrag, bei Steuerbefreiung einen Hinweis darauf
- Ihre Zahlungsbedingungen: Frist und Zahlungsweg (IBAN)
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und schreiben stattdessen einen Hinweis darauf auf die Rechnung. Ein Detail, das Sie gern mit Ihrer Steuerberatung absprechen. Eine ausführliche Liste finden Sie unter Was auf eine Rechnung gehört.
3. Rechnung erstellen und senden
Nutzen Sie jedes Mal dasselbe Format. Das wirkt professioneller und erleichtert Ihre Buchhaltung. Ein kostenloser Rechnungsgenerator übernimmt das Layout: Sie füllen die Felder aus, sehen live die Vorschau und laden ein PDF herunter. Vergeben Sie eine eindeutige Nummer (siehe Rechnungsnummern) und ein klares Fälligkeitsdatum statt "zahlbar in Kürze".
Beachten Sie die E-Rechnung: Unternehmen müssen seit 2025 E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen wird bis 2028 schrittweise eingeführt, mit Übergangsfristen. Ein einfaches PDF gilt dann nicht mehr als E-Rechnung. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, ab wann das für Sie gilt.
Für Privatkunden und in der Übergangszeit senden Sie die Rechnung als PDF-Anhang, nicht als Foto oder Textzusammenfassung. Das wirkt seriöser und ist leichter abzulegen.
4. Wissen, was danach passiert
Mit dem Versand ist die Rechnung nicht fertig, sie beginnt erst. Notieren Sie das Fälligkeitsdatum dort, wo Sie es sehen, und legen Sie vorher fest, was Sie tun, wenn nicht pünktlich gezahlt wird: eine höfliche Erinnerung wenige Tage vor Fälligkeit, eine festere wenige Tage danach. Mit einem Plan vorab wird das Nachfassen viel weniger unangenehm. Mehr dazu in Nachfassen bei Rechnungen.
Die erste Rechnung ist nur deshalb die schwerste, weil sie neu ist. Danach ist es eine Fünf-Minuten-Aufgabe.