Die meisten Rechnungen brauchen kein Nachfassen. Sie werden einfach bezahlt. Wer aber weiß, wann und wie er bei den übrigen nachhakt, macht aus unangenehmem Rätselraten eine routinierte, stressarme Aufgabe.
Vor der Fälligkeit: Bestätigung, keine Mahnung
Eine kurze Nachricht wenige Tage vor Fälligkeit ("ich wollte kurz bestätigen, dass die Rechnung angekommen ist und alles stimmt") ist keine Erinnerung an eine verspätete Zahlung, denn noch ist nichts verspätet. Sie fängt eine verlorene E-Mail, einen falschen Empfänger oder eine offene Frage ab, solange noch Zeit bleibt.
Am Fälligkeitstag: eine sachliche Notiz
Ist die Zahlung am Fälligkeitstag nicht da, wirkt eine kurze, neutrale Nachricht besser als eine entschuldigende oder anklagende: Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum. Gehen Sie in dieser Phase von einer einfachen Erklärung aus, etwa einer E-Mail im falschen Ordner oder einer Rechnung in der Freigabeschleife, nicht von böser Absicht.
Eine Woche überfällig: konkret werden
Kommt nach einigen Tagen keine Antwort, stellen Sie eine direkte Frage, statt dieselbe Notiz zu wiederholen: Ist die Rechnung angekommen? Blockiert etwas die Zahlung? Gibt es einen neuen Termin? Prüfen Sie auch, ob Sie die richtige Person erreichen, also die Buchhaltung statt des üblichen Ansprechpartners, falls das nicht dieselben sind.
Zwei bis drei Wochen überfällig: schärferer Ton, keine Drohungen
Jetzt dürfen Sie klarer über die nächsten Schritte sprechen: Verweisen Sie auf Verzugszinsen (siehe Verzugszinsen und Mahngebühren) oder setzen Sie ein festes Datum für eine Antwort. Wie Sie das professionell und eindeutig formulieren, zeigt Vorlagen für Zahlungserinnerungen. Rechtlich gerät der Kunde in Verzug, wenn Sie eine Mahnung schicken oder wenn spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang vergangen sind (§ 286 BGB). Gegenüber Verbrauchern gilt Letzteres nur bei entsprechendem Hinweis auf der Rechnung.
Nach über einem Monat: als Inkassofall behandeln
Danach ist das Routine-Nachfassen meist ausgeschöpft. Die nächsten Schritte finden Sie unter Mahnschreiben Vorlagen und Offene Rechnungen eintreiben.
Führen Sie ein einfaches Protokoll
Notieren Sie für jede überfällige Rechnung kurz: Datum des Nachfassens, Weg, Antwort (falls vorhanden). So raten Sie nie, ob Sie schon nachgehakt haben, und haben eine klare Dokumentation, falls die Lage später weiter eskaliert.
Ziel des Nachfassens ist nicht, schnell zu eskalieren, sondern im richtigen Tempo: einer wirklich verzögerten Zahlung Raum zu geben, sich von selbst zu lösen, und trotzdem zielstrebig zum nächsten Schritt zu gehen, wenn das nicht passiert.