Wenn Zahlungserinnerung und förmliche Mahnung kein Geld gebracht haben, haben Sie mehrere konkrete Optionen. Jede kostet Zeit, Geld oder beides. Wer weiß, was dahintersteckt, wählt den Weg, der zur Forderungshöhe passt.
Ein letztes direktes Gespräch
Bevor Sie Dritte einschalten, hilft manchmal ein Anruf statt einer weiteren E-Mail. Er ist schwerer zu ignorieren, und Sie können gleich verhandeln. Probieren Sie es und halten Sie danach schriftlich fest, was gesagt und vereinbart wurde, auch wenn es Ihr letzter Versuch vor der Eskalation ist.
Ratenzahlung als letzte Chance
Kann der Kunde nicht den ganzen Betrag zahlen, will aber grundsätzlich zahlen, holt eine Ratenzahlung oft den größten Teil oder alles herein. Das ist meist besser als eine Eskalation, die nichts bringt, oder ein Verfahren, das bei kleinen Beträgen mehr kostet als die Forderung. Lassen Sie sich die Ratenvereinbarung schriftlich bestätigen.
Inkassounternehmen
Inkassounternehmen arbeiten häufig auf Erfolgsbasis und behalten einen Anteil des Eingezogenen. Üblich sind grob 15 bis 50 %, je nach Alter und Höhe der Forderung. Das lohnt sich erst, wenn die Forderung die Kosten klar übersteigt. Inkasso wirkt oft besser als Ihr eigenes Nachfassen, weil der Kunde einen spezialisierten Dritten ernst nimmt. Befindet sich der Kunde im Verzug, kann er die Inkassokosten als Verzugsschaden tragen müssen, im Rahmen des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes (RVG).
Gerichtliches Mahnverfahren (Mahnbescheid)
Das gerichtliche Mahnverfahren ist in Deutschland der Standardweg für unbestrittene Geldforderungen. Sie beantragen den Mahnbescheid online (über das Online-Mahnverfahren der Länder) bei dem zuständigen Mahngericht. Die Gerichtsgebühren richten sich nach der Forderungshöhe und sind bei kleinen Beträgen gering. Der Kunde kann innerhalb von zwei Wochen Widerspruch einlegen. Tut er das nicht, erhalten Sie auf Antrag einen Vollstreckungsbescheid. Daraus können Sie vollstrecken, etwa über einen Gerichtsvollzieher. Widerspricht der Kunde, geht die Sache in ein normales Klageverfahren über.
Klage vor dem Amtsgericht
Bei kleineren Streitwerten ist das Amtsgericht zuständig (die Wertgrenze prüfen Sie am besten aktuell nach). Dort besteht kein Anwaltszwang, Sie können also selbst klagen. Das ist sinnvoll bei einer gut belegten, unstrittigen Forderung von nennenswerter Höhe. Bei kleinen Beträgen übersteigt allein der Zeitaufwand oft die Erstattung. Ein eigenes "Small Claims Court" wie in den USA gibt es nicht. Bei kleinen Streitwerten kann das Gericht aber im vereinfachten Verfahren entscheiden (§ 495a ZPO).
Anwalt oder Fachanwalt einschalten
Bei höheren Beträgen oder wenn der Kunde die Forderung bestreitet, statt nur nicht zu zahlen, lohnt sich ein Anwalt. Oft reicht schon ein anwaltliches Schreiben, damit der Kunde zahlt, bevor es zu einem Verfahren kommt. Das gilt besonders, wenn ohnehin ein Verfahren nötig wäre.
Wenn es sich nicht mehr lohnt
Bei kleinen Beträgen wägen Sie Erfolgsaussicht und Aufwand (Zeit mehr noch als Geld) gegen eine Abschreibung ab. Wie Sie das sauber tun, lesen Sie unter Forderungsausfall, samt steuerlicher Behandlung.
Das sollten Sie vor der Eskalation bereithalten
Für jeden Weg brauchen Sie dieselben Unterlagen: die Originalrechnung, einen unterschriebenen Vertrag oder das angenommene Angebot und eine lückenlose Aufstellung aller Mahnungen mit Datum. Wer diese Unterlagen erst nach der Entscheidung zusammensucht, verliert Zeit. Dokumentieren Sie deshalb von Anfang an.
Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht. Der richtige Weg hängt davon ab, wie hoch die Forderung im Verhältnis zu Kosten und Erfolgsaussicht ist. Bei höheren Summen ist eine kurze Rechtsberatung gut investiert.