Nicht jede unbezahlte Rechnung lohnt die weitere Verfolgung. Irgendwann übersteigen Zeit und Kosten den Betrag, den Sie noch bekommen könnten. Diesen Punkt zu erkennen, statt endlos hinterherzulaufen, gehört ganz normal zum Unternehmeralltag.
Wann Sie aufhören sollten
Mehrere Signale sprechen für eine Abschreibung statt weiterer Verfolgung:
- Die Kosten der Verfolgung übersteigen den Betrag. Inkassogebühren, Anwaltskosten oder Ihre eigene Zeit machen weiteren Aufwand zum Verlustgeschäft, selbst wenn Sie rechtlich gewinnen würden.
- Der Kunde ist tatsächlich zahlungsunfähig. Insolvenz, Löschung der Firma oder schlicht kein Vermögen, auf das Sie zugreifen können.
- Sie haben die sinnvollen Schritte ausgeschöpft. Nachfassen, Mahnung, vielleicht Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren ohne Erfolg. Eine weitere Eskalation wäre für den Betrag unrealistisch.
Eine feste Betragsgrenze gibt es nicht. Sie wägen den konkreten Betrag gegen die realistischen Kosten und Erfolgschancen ab. Mit dem Rechner für die Forderungsausfallquote sehen Sie, welchen Anteil Ihrer Umsätze auf Ziel Forderungsausfälle ausmachen. Das ist für Entscheidungen oft aussagekräftiger als eine einzelne Rechnung.
Was "Abschreiben" bedeutet
Eine Forderung abzuschreiben heißt: Sie führen sie nicht mehr als Geld, mit dem Sie rechnen. Sie tun nicht so, als schulde der Kunde nichts. Sie erkennen nur an, dass die Forderung in Ihren Büchern kein Vermögen mehr darstellt. Das ist eine Frage der Buchführung und der Steuer.
In Deutschland ist vor allem die Umsatzsteuer wichtig. Bei einem Forderungsausfall (uneinbringliche Forderung) können Sie die abgeführte Umsatzsteuer nach § 17 UStG berichtigen. Wie das im Einzelfall geht, hängt davon ab, ob Sie nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten versteuern und ob Sie bilanzieren oder eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen. Fragen Sie dazu Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.
Abschreiben heißt nicht aufgeben
Die buchhalterische Abschreibung erlässt die Schuld nicht. Sie können später weiter Zahlung verlangen, wenn sich die finanzielle Lage des Kunden bessert oder neue Informationen die Durchsetzung möglich machen. Die Forderung verjährt regelmäßig erst nach drei Jahren zum Jahresende (§§ 195, 199 BGB). Abschreiben beschreibt nur, wie Sie die Forderung jetzt verbuchen.
Vorbeugen ist wichtiger als Abschreiben
Ein einzelner Ausfall gehört zu den normalen Geschäftskosten. Eine steigende Ausfallquote ist dagegen ein Signal. Räumen Sie Kunden Zahlungsziele ein, die sie nicht verdient haben? Oder greift Ihr Frühwarnsystem nicht (siehe verspätete Zahlungen reduzieren)? Wenn Sie eine Rechnung abschreiben, begehen Sie keinen Fehler. Der Fehler wäre, sie weiter als Vermögen zu führen, obwohl Sie sie realistisch nicht mehr bekommen.