Späte Zahlungen sind selten Zufall. Sie häufen sich bei einigen vorhersehbaren Ursachen. Diese zu beheben, verhindert mehr Zahlungsverzug als jedes Nachfassen nach Ablauf der Frist.
Klären Sie vorab, ob und wie der Kunde zahlt
Bei neuen oder größeren Kunden dürfen Sie vorher nach dem Zahlungsprozess fragen: Wer gibt Rechnungen frei, welche Angaben braucht die Buchhaltung, wie lange dauert der interne Ablauf? Ein Kunde, dessen Prozess 45 Tage dauert, zahlt nicht „zu spät“ am Tag 32. Sie kannten nur seinen Ablauf nicht, als Sie 30 Tage netto setzten.
Machen Sie das Zahlungsziel unübersehbar
Ein Fälligkeitsdatum im Kleingedruckten am Ende wird eher übersehen als eines, das gut sichtbar bei der Summe steht. Nennen Sie das Datum, nicht nur die Frist. Welche Felder Missverständnisse vermeiden, steht unter Pflichtangaben auf der Rechnung.
Rechnen Sie regelmäßig ab
Kunden, die Rechnungen nach festem Rhythmus erhalten, zahlen auch im Rhythmus. Mal wöchentlich, mal monatlich, mal „wenn ich dazu komme“ erschwert es der Buchhaltung des Kunden, Ihre Rechnungen vorherzusehen und einzuplanen. Stellen Sie Rechnungen außerdem zeitnah nach der Leistung, damit Fälligkeit und Erinnerung klar bleiben.
Klären Sie Streitpunkte sofort, nicht am Fälligkeitstag
Hat der Kunde eine Frage oder einen Einwand, wird die Rechnung erst nach der Klärung bezahlt. Taucht das erst am Fälligkeitstag auf, kommt die ganze Klärungszeit obendrauf. Fragen Sie früh nach, damit eine echte Frage beantwortet ist, bevor sie zum verpassten Zahlungsziel wird.
Vereinbaren Sie Verzugszinsen und nennen Sie sie vorab
Eine angegebene Verzugsfolge ändert das Verhalten, selbst wenn sie selten berechnet wird. Die Kosten der verspäteten Zahlung sind sichtbar. Der Hinweis gehört von Anfang an auf die Rechnung oder in die Vereinbarung, nicht erst, wenn die Zahlung schon fehlt.
Gesetzlich gilt: Zahlungsverzug mit Zinsen nach § 288 BGB (9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz im Geschäftsverkehr, 5 bei Verbrauchern) und eine Pauschale von 40 Euro bei Geschäftskunden. Bei Verbrauchern tritt der Verzug 30 Tage nach Fälligkeit nur ein, wenn die Rechnung darauf hinweist. Den Betrag rechnen Sie mit dem Verzugszinsen-Rechner aus. Bei Unsicherheit fragen Sie Ihren Anwalt oder Steuerberater.
Achten Sie auf Warnzeichen
Ein Kunde, der monatelang pünktlich zahlte und plötzlich Aufschub verlangt oder vor der Fälligkeit verstummt, sendet ein Signal. Sprechen Sie ihn direkt an, bevor sich das Muster bei den nächsten Rechnungen wiederholt. Früh zu handeln ist leichter, als drei überfällige Rechnungen später zu merken, was los ist. Die nächsten Schritte lesen Sie unter überfällige Rechnung.
Die meisten späten Zahlungen haben eine Ursache, die sich vor dem Versand beheben ließ: ein unklares Datum, ein ungeklärter Prozess, eine offene Frage. Zahlungsverzug zu reduzieren heißt, diese Ursachen Rechnung für Rechnung zu beseitigen.