Eine überfällige Rechnung ist am ersten Tag keine Krise. Aber der Umgang in den ersten Tagen entscheidet, wie lange sie offen bleibt. Hier ist ein praktischer Ablauf in sinnvoller Reihenfolge.
Am Fälligkeitstag: erst prüfen, dann annehmen
Prüfen Sie zuerst, ob die Rechnung wirklich angekommen ist. Ging sie an die richtige E-Mail-Adresse? Landete sie im Spam? Verlangt der Kunde ein Portal oder eine Bestellnummer? Viele „späte“ Zahlungen sind Rechnungen, die nie bei der richtigen Person oder im richtigen Prozess angekommen sind.
Erste Woche: eine neutrale Zahlungserinnerung
Senden Sie eine kurze, sachliche Nachricht (siehe Zahlungserinnerung Vorlage). Fragen Sie nach dem Stand, statt die Zahlung zu fordern. Meist hat jemand es vergessen, oder eine Freigabe fehlt noch. Mehr als diese Erinnerung ist dann nicht nötig.
Prüfen Sie den richtigen Ansprechpartner
Kommt keine Antwort, prüfen Sie, ob Sie mit der Person schreiben, die zahlen darf. Bei Geschäftskunden ist das oft nicht der Auftraggeber. Die Buchhaltung, ein Vorgesetzter oder eine Finanzstelle muss direkt einbezogen werden.
Zwei bis drei Wochen: ein konkretes Zahlungsdatum
Ist die Rechnung weiter offen, bitten Sie um ein konkretes Datum statt eines vagen „bald“. Auf ein Datum können Sie sich beziehen. Wenn der Kunde keins nennen will, ist das auch eine nützliche Information.
Prüfen Sie eine Ratenzahlung
Kann der Kunde nicht den ganzen Betrag zahlen, will aber zahlen, kann eine Ratenzahlung helfen. Sie bekommen Ihr Geld dann in Teilen statt gar nicht. Das lohnt sich vor einer weiteren Eskalation, besonders bei Kunden, die Sie behalten möchten.
Nach einem Monat: Legen Sie Ihre Grenze fest
Irgendwann bringt informelles Nachfassen kaum noch etwas. Entscheiden Sie vorab, wie lange Sie so vorgehen. Danach folgen eine Mahnung mit Mahnschreiben, Inkasso, ein gerichtliches Mahnverfahren oder, wenn der Betrag den Aufwand nicht rechtfertigt, die Abschreibung als Forderungsausfall.
Rechtlicher Rahmen in Deutschland
- Verzug tritt ein, wenn die Rechnung fällig ist und eine Mahnung vorliegt. Ist ein festes Zahlungsdatum vereinbart, braucht es keine Mahnung (§ 286 Abs. 2 BGB). Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist der Kunde im Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.
- Verzugszinsen betragen bei Verbrauchern 5 Prozentpunkte, im Geschäftsverkehr 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Bei Geschäftskunden kommt eine Verzugspauschale von 40 Euro hinzu (§ 288 Abs. 5 BGB).
- Für Inkasso oder das gerichtliche Mahnverfahren holen Sie bei größeren Beträgen Rat bei einem Anwalt oder Steuerberater ein.
Die Zinsen berechnen Sie mit dem Verzugszinsen-Rechner.
Führen Sie durchgehend Protokoll
Jeder Kontakt zur überfälligen Rechnung zählt: Datum, Inhalt, Zusagen. Je weiter die Sache eskaliert, desto wichtiger wird das. Landet sie bei Inkasso oder Gericht, ist ein klarer Nachweis der Unterschied zwischen einem einfachen und einem schwierigen Fall.
Die meisten überfälligen Rechnungen lösen sich in den ersten beiden Stufen. Der Ablauf ist für die Minderheit, die es nicht tut. So entscheiden Sie nie spontan und frustriert, was als Nächstes kommt.