Eine fertige Zahlungserinnerung wird schneller verschickt. Sie sitzen nicht vor einem leeren Blatt und schieben die unangenehme Nachricht nicht weiter auf. Passen Sie den Ton an Ihre Beziehung zum Kunden an. Die Muster sind Ausgangspunkte, keine Texte zum Kopieren.
Vor dem Fälligkeitsdatum
Betreff: Rechnung Nr. [Nummer] – kurze Rückfrage
Guten Tag [Name], ich möchte kurz bestätigen, dass Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] (fällig am [Datum]) bei Ihnen angekommen ist und alles stimmt. Melden Sie sich gern, falls Sie vorher noch etwas von mir brauchen.
Am Fälligkeitstag, noch nicht bezahlt
Betreff: Rechnung Nr. [Nummer] – heute fällig
Guten Tag [Name], Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] ist heute fällig. Falls die Zahlung schon unterwegs ist, brauchen Sie nicht zu antworten. Sonst sagen Sie mir bitte, woran es hängt.
Eine Woche überfällig: freundliche Zahlungserinnerung
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. [Nummer]
Guten Tag [Name], Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] war am [Datum] fällig. Ich habe noch keinen Zahlungseingang gesehen. Bitte geben Sie mir kurz den Stand durch. Gibt es etwas, das die Zahlung aufhält?
Zwei bis drei Wochen überfällig: erste Mahnung
Betreff: Mahnung zu Rechnung Nr. [Nummer] – seit [X] Tagen überfällig
Guten Tag [Name], Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] ist seit [X] Tagen überfällig (Fälligkeit: [Datum]). Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [konkretes Datum]. [Falls vereinbart: „Wie auf der Rechnung angegeben, berechne ich auf überfällige Beträge Verzugszinsen.“]
Letzte Mahnung vor weiteren Schritten
Betreff: Letzte Mahnung zu Rechnung Nr. [Nummer]
Guten Tag [Name], auf Rechnung Nr. [Nummer] habe ich weder eine Zahlung noch eine Antwort erhalten. Sie ist inzwischen [X] Tage überfällig. Zahlen Sie bitte bis zum [konkretes Datum]. Danach übergebe ich die Forderung [an ein Inkassounternehmen / an meinen Anwalt / Ihr tatsächlich nächster Schritt]. Ich möchte das lieber direkt klären. Bitte melden Sie sich.
Was jede Erinnerung besser macht
- Nennen Sie immer Rechnungsnummer, Betrag und Datum. Wer erst suchen muss, schiebt die Nachricht nach unten.
- Setzen Sie ein konkretes Datum oder eine konkrete Aktion. „Bitte bald zahlen“ reicht nicht. Warum klare Angaben so wichtig sind, lesen Sie unter Zahlungsziel festlegen.
- Bleiben Sie sachlich, besonders in den ersten Nachrichten. Gehen Sie von einer einfachen Erklärung aus, bis das Muster etwas anderes zeigt.
- Überspringen Sie keine Stufen. Von Schweigen direkt zur letzten Mahnung wirkt überzogen. Die gestufte Eskalation macht den nächsten Schritt nachvollziehbar.
Rechtlicher Hinweis
Steht auf der Rechnung ein festes Zahlungsziel (Kalenderdatum), tritt der Zahlungsverzug nach § 286 Abs. 2 BGB mit Ablauf dieses Tages ein. Eine Mahnung ist dafür nicht nötig. Ohne festes Datum kommt der Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Eine Mahnung ist trotzdem sinnvoll. Sie dokumentiert den Ablauf und setzt eine klare Frist. Die Texte oben sind keine Rechtsberatung. Holen Sie vor Inkasso oder Mahnbescheid den Rat Ihres Anwalts oder Steuerberaters ein.
Weitere Schritte finden Sie in den Leitfäden überfällige Rechnung und Mahnschreiben Vorlagen.