Eine Mahnung ist mehr als eine freundliche Zahlungserinnerung. Sie ist förmlicher, nennt Folgen ausdrücklich und ist oft die letzte schriftliche Stufe, bevor Sie ein Inkassounternehmen, das gerichtliche Mahnverfahren oder eine Abschreibung erwägen. Greifen Sie dazu, wenn die normale Zahlungserinnerung (siehe Vorlagen für Zahlungserinnerungen) unbeantwortet blieb.
Rechtlich wichtig: Verzug
Mit der Mahnung können Sie den Schuldner in Verzug setzen (§ 286 BGB). Verzug tritt aber oft schon automatisch ein: bei einem kalendermäßig bestimmten Zahlungstermin ("zahlbar bis 15.10.") oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Gegenüber Verbrauchern gilt Letzteres nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Ab Verzug können Sie Verzugszinsen verlangen: Basiszinssatz plus 9 Prozentpunkte bei Geschäften zwischen Unternehmen, plus 5 Prozentpunkte gegenüber Verbrauchern (§ 288 BGB). Bei Unternehmen kommt eine Pauschale von 40 € hinzu. Mehr dazu unter Verzugszinsen und Mahngebühren.
Erste Mahnung: förmlich, aber kooperativ
Sehr geehrte/r [Name],
mit diesem Schreiben mahnen wir die Rechnung Nr. [Nummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] an. Sie war am [Fälligkeitsdatum] fällig und ist bis heute, den [heutiges Datum], nicht beglichen. Trotz unserer Erinnerungen vom [Daten] haben wir weder eine Zahlung noch eine Rückmeldung erhalten.
Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von [X] Tagen nach Erhalt dieses Schreibens. Falls Sie die Rechnung beanstanden oder Schwierigkeiten bei der Zahlung haben, melden Sie sich bitte direkt bei uns, damit wir gemeinsam eine Lösung finden.
Wir schätzen unsere Geschäftsbeziehung und möchten die Angelegenheit gern direkt und zügig klären.
Zweite/letzte Mahnung: klar zu den nächsten Schritten
Sehr geehrte/r [Name],
trotz unseres Schreibens vom [Datum] ist die Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] weiterhin offen. Dies ist unsere letzte Mahnung, bevor wir [die Forderung an ein Inkassounternehmen abgeben / das gerichtliche Mahnverfahren einleiten / den nächsten rechtlichen Schritt gehen]. Das möchten wir gern vermeiden.
Bitte zahlen Sie den vollen Betrag zuzüglich Verzugszinsen bis zum [konkretes Datum]. Geht bis dahin weder die Zahlung noch eine zufriedenstellende Antwort ein, leiten wir die genannten Schritte ohne weitere Ankündigung ein.
Wir sind weiterhin zu einem Gespräch bereit, wenn Sie sich vor dem [Datum] bei uns melden.
Was eine Mahnung wirksam macht
- Nennen Sie die konkrete Vorgeschichte: Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und die Daten früherer Erinnerungen. So sieht der Kunde (und im Streitfall ein Dritter), dass dies nicht der erste Versuch ist.
- Setzen Sie eine echte, konkrete Frist. Ein Schreiben ohne Datum legt man leicht beiseite. Ein festes Datum erzeugt Druck.
- Nennen Sie nur Folgen, die Sie auch umsetzen. Eine Drohung mit Klage, die Sie nie einreichen wollen, entwertet jede künftige Mahnung, bei diesem und bei anderen Kunden.
- Bleiben Sie förmlich, nicht feindselig. Die Autorität des Schreibens kommt aus Ernst und Genauigkeit, nicht aus Schärfe.
- Versenden Sie nachweisbar, etwa per E-Mail mit Lesebestätigung oder Einschreiben, und bewahren Sie die Belege auf.
Bevor Sie eine Mahnung senden
Prüfen Sie, ob die Rechnung selbst einwandfrei ist: richtiger Betrag, richtige Kundendaten und kein ungeklärter Streit über die Leistung. Eine Mahnung über eine fehlerhafte Rechnung schwächt Ihre Position.
Eine Mahnung ist ein ernster Schritt, kein Routineschreiben. Setzen Sie sie nur ein, wenn das normale Nachfassen wirklich ausgeschöpft ist. Dann hat sie das Gewicht, das sie haben soll. Den Betrag der Verzugszinsen berechnen Sie mit dem Rechner für Verzugszinsen.