Der Hauptzweck von Verzugszinsen ist nicht, einen Kunden zu bestrafen, der ein paar Tage zu spät zahlt. Sie machen den Preis der Verspätung vorher sichtbar, und das bringt allein schon mehr Rechnungen pünktlich ein.
Was das Gesetz in Deutschland vorsieht
Gerät ein Kunde mit der Zahlung in Verzug (§ 286 BGB), können Sie Verzugszinsen verlangen, ohne dass Sie das vorher vereinbaren müssen. Die gesetzliche Höhe nach § 288 BGB:
- Geschäfte zwischen Unternehmen: Basiszinssatz plus 9 Prozentpunkte pro Jahr.
- Gegenüber Verbrauchern: Basiszinssatz plus 5 Prozentpunkte pro Jahr.
- Pauschale von 40 € bei Geschäften zwischen Unternehmen, zusätzlich zu den Zinsen (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie gilt nicht gegenüber Verbrauchern.
Den Basiszinssatz setzt die Deutsche Bundesbank halbjährlich neu fest. Prüfen Sie den aktuellen Wert, bevor Sie rechnen. Mit dem Rechner für Verzugszinsen ermitteln Sie die konkrete Summe.
Ob Sie eine Gebühr berechnen sollten
Zinsen und Pauschale sind für Sie ein Recht, keine Pflicht. Sie sind am sinnvollsten, wenn Verspätung zum Muster wird, nicht bei einem Einzelfall. Bei einem sonst zuverlässigen Kunden kann eine Gebühr bei der ersten Verspätung mehr Beziehung kosten, als das Geld wert ist. Ein direktes Gespräch ist meist der bessere erste Schritt. Setzen Sie sie bei Kunden ein, die gezeigt haben, dass es nötig ist, oder nennen Sie sie als Standardregel vorab, damit sie nie überrascht.
Mahngebühren und eigene Pauschalen
Neben den gesetzlichen Zinsen berechnen manche Unternehmen eigene Mahngebühren. Beachten Sie: Ersatzfähig sind grundsätzlich nur tatsächlich entstandene, angemessene Mahnkosten (etwa Porto oder Auslagen). Hohe Pauschalen für eigene Mahnschreiben sind besonders gegenüber Verbrauchern häufig unzulässig. Bleiben Sie bei den Beträgen nahe an Ihren tatsächlichen Kosten und lassen Sie sich im Zweifel beraten. Mit dem Rechner für Verzugsgebühren prüfen Sie einen konkreten Betrag.
Geben Sie es an, bevor es gilt
Eine Gebühr schreckt nur ab, wenn der Kunde sie vorher kannte. Schreiben Sie sie direkt auf die Rechnung, in die Nähe der Zahlungsbedingungen: "Bei Zahlungsverzug berechnen wir Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§ 288 BGB) sowie bei Geschäftskunden die Pauschale von 40 €." Führen Sie sie nicht erstmals in einer Erinnerungs-E-Mail ein, nachdem die Frist schon verstrichen ist. Eine nachträglich eingeführte Gebühr wirkt wie eine Strafe, selbst wenn der Satz völlig angemessen ist. Ein klares, kalendermäßig bestimmtes Fälligkeitsdatum auf der Rechnung hilft zusätzlich: Dann tritt der Verzug auch ohne Mahnung ein (§ 286 Abs. 2 BGB).
Wenden Sie es einheitlich an
Welche Regel Sie auch wählen: Wenden Sie sie bei allen Kunden gleich an. Einem Kunden die Gebühr zu berechnen und sie einem anderen ohne erkennbaren Grund still zu erlassen, schadet einer Beziehung weit mehr als die Gebühr selbst.
Wann Sie darauf verzichten
Eine Gebühr ist ein Werkzeug, keine Pflicht, die Sie jedes Mal durchsetzen müssen. Bei einem Kunden mit sonst sauberer Zahlungshistorie und nachvollziehbarer Erklärung kann ein einmaliger Verzicht Goodwill erhalten, der mehr wert ist als die Gebühr. Die Regel bleibt für alle bestehen, die Verspätung zur Routine machen.
Eine klar angegebene, konsequent angewandte Regel wirkt vor allem dadurch, dass es sie gibt. Ziel ist nicht, sie oft zu kassieren, sondern sie selten zu brauchen. Wie Sie von Anfang an Verspätungen vermeiden, lesen Sie in verspätete Zahlungen reduzieren.