Eine Kanzlei sollte mit aufgeschlüsselten Zeiteinträgen, einem klaren Mandatsbezug und einem festen Abrechnungsrhythmus abrechnen. Die meisten Kanzleien brauchen vier Dokumente: die Rechnung, die Quittung für Zahlungen, die Gutschrift für Korrekturen und den Kontoauszug für Vorschussstände.
Dokumente für Kanzleien
- Rechnung. Senden Sie sie am Ende des Abrechnungszeitraums oder zu einem Meilenstein im Mandat. Führen Sie jede Tätigkeit als Zeile auf, mit Stunden als Menge und Ihrem Satz als Einzelpreis. Setzen Sie das Aktenzeichen in die Notizen.
- Quittung. Senden Sie sie, wenn ein Mandant zahlt, besonders bei Pauschalen oder Barzahlung. Sie bestätigt Betrag und Datum.
- Gutschrift. Nutzen Sie sie, wenn Sie Zeit erlassen, einen Satzfehler korrigieren oder eine Überzahlung erstatten. Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert. Im Steuerrecht kann der Begriff "Gutschrift" auch anders gemeint sein. Hier dient das Dokument als Stornorechnung oder Rechnungskorrektur.
- Kontoauszug. Zeigen Sie dem Mandanten den erhaltenen Vorschuss, die verrechneten Honorare und den Rest.
Die Generatoren speichern keine Daten. Laden Sie jede PDF-Datei herunter und legen Sie sie in der Mandatsakte ab.
So läuft die Abrechnung meist
| Modell | Funktionsweise | Worauf achten |
|---|---|---|
| RVG-Gebühren | Gesetzliche Gebühren nach Gegenstandswert | Formvorschriften der Berechnung |
| Stundenhonorar | Zeiteinträge mal Satz | Vage Tätigkeitsbeschreibungen |
| Pauschalhonorar | Ein Preis für einen klaren Umfang | Wachsender Umfang |
| Vorschuss | Mandant zahlt vorab, Honorar wird verrechnet | Regeln für Fremdgelder |
Abweichungen vom RVG, etwa ein Stundenhonorar, brauchen nach § 3a RVG eine Vergütungsvereinbarung in Textform. Prüfen Sie die Vorgaben mit Ihrer Rechtsanwaltskammer.
Genaue Zeiterfassung ist die Grundlage. Erfassen Sie Zeit während der Arbeit, nicht am Monatsende. Der Stundenzettel und der Rechner für abrechenbare Stunden helfen dabei.
Vorschüsse und Fremdgelder werfen berufsrechtliche Fragen auf. Fremdgelder gehören meist auf ein Anderkonto. Die Tools erstellen nur Dokumente.
Pflichtangaben und Steuer
Honorarrechnungen von Anwälten brauchen die Pflichtangaben nach § 14 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Anwaltliche Leistungen unterliegen in der Regel 19 % Umsatzsteuer. Auslagen wie Fahrtkosten und Gerichtskosten sind steuerlich unterschiedlich zu behandeln. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.
Häufige Fehler
- Alle Stunden in einer Zeile "Rechtsberatung" bündeln.
- Das Aktenzeichen weglassen. Dann ordnet der Mandant die Zahlung schwer zu.
- Nach aufgerundeten Zeitblöcken abrechnen, ohne das im Mandatsvertrag zu vereinbaren.
- Eine versendete Rechnung ändern, statt eine Korrektur auszustellen.
- Vorschuss und verdientes Honorar in einem Dokument mischen.
- Kein Fälligkeitsdatum und keine Verzugsregel. Verzugszinsen regelt § 288 BGB. Prüfen Sie Beträge mit dem Rechner für Verzugszinsen.
Nützliche Rechner
- Retainer-Rechner, um die Höhe eines Vorschusses festzulegen.
- Rechner für abrechenbare Stunden, um Zeiteinträge zu summieren.
- Rechner für Stundenrechnungen, um eine Abrechnung zu bepreisen.
- Rechner für Verzugszinsen, um die Kosten eines offenen Betrags zu prüfen.
Praxistipp: Transparenz gegenüber Mandanten
Mandanten lesen Anwaltsrechnungen genau. Erklären Sie darum im Mandatsvertrag, wie Sie abrechnen: nach RVG, nach Stunden oder pauschal. Nennen Sie Stundensätze, Zeittakte und erwartbare Auslagen. Senden Sie bei langen Mandaten regelmäßige Zwischenabrechnungen, damit keine Überraschung entsteht. Eine klare Tätigkeitsbeschreibung je Zeile verhindert Rückfragen und beschleunigt die Zahlung. Das stärkt zugleich das Vertrauen in Ihre Kanzlei.
Berufs- und gebührenrechtliche Fragen klärt Ihre Rechtsanwaltskammer. Steuerfragen klärt Ihr Steuerberater.
Häufige Fragen zur Kanzleirechnung
- Was muss eine Anwaltsrechnung enthalten?
- Nennen Sie Mandat oder Aktenzeichen, den Zeitraum, jede Tätigkeit mit Zeitaufwand und Satz oder die RVG-Gebühren, Auslagen, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag und Fälligkeit. Dazu kommen die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Für die Berechnung nach dem RVG gelten Formvorschriften nach § 10 RVG.
- Kann ich mit den Tools Mandantengelder verwalten?
- Nein. Die Tools erstellen nur Dokumente. Sie verwahren und verfolgen kein Geld. Für Fremdgelder und Anderkonten gelten berufsrechtliche Regeln. Fragen Sie Ihre Rechtsanwaltskammer.
- Wie rechne ich einen Vorschuss ab?
- Vereinbaren Sie Höhe und Zweck schriftlich. Zeigen Sie danach in einem Kontoauszug den Eingang, die verrechneten Honorare und den Rest. Das RVG sieht in § 9 einen Vorschuss vor. Prüfen Sie die Details mit Ihrer Kammer.
- Wie korrigiere ich eine versendete Rechnung?
- Ändern Sie die versendete Rechnung nicht. Stellen Sie eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur mit Bezug auf die ursprüngliche Nummer aus. Nennen Sie den Grund. Senden Sie danach eine neue, korrekte Rechnung mit eigener Nummer.
- Brauche ich für ein Stundenhonorar eine Vergütungsvereinbarung?
- Ja, wenn Sie vom gesetzlichen RVG-Satz abweichen wollen. Nach § 3a RVG muss die Vereinbarung in Textform vorliegen und von anderen Vereinbarungen getrennt sein. Lassen Sie die Formulierung von Ihrer Kammer oder Ihrem Berufsverband prüfen.