Ein Stundenzettel ist eine Aufstellung der Stunden, die an Aufgaben oder Projekten gearbeitet wurden, mit Datum und Satz für jeden Eintrag. Rechnen Sie nach Stunden ab, zeigt er dem Kunden, wie die Summe entsteht. Mit diesem Generator können Sie einen Stundenzettel erstellen.
Wann Sie einen Stundenzettel nutzen
Nutzen Sie einen Stundenzettel, wenn Sie nach Zeit abrechnen und der Kunde die Details sehen will.
- Freiberufliche Arbeit und Werkverträge. Zeigen Sie dem Kunden, was Sie wann getan haben.
- Beratung und Retainer. Berichten Sie die Stunden eines Zeitraums.
- Agentur- oder Teamarbeit. Ordnen Sie Stunden einem Kundenprojekt zu.
- Freigabe durch den Kunden. Manche Kunden müssen Stunden freigeben, bevor sie zahlen.
- Eigene Unterlagen. Erfassen Sie Ihre Zeit, um zu prüfen, ob ein Projekt rentabel bleibt.
Was auf einen Stundenzettel gehört
Ein guter Stundenzettel ist kurz und konkret. Nennen Sie diese Punkte:
- Ihre Firmendaten: Name, Anschrift und E-Mail im Bereich „Von (Ihr Unternehmen)“.
- Kundendaten: Name und Anschrift im Bereich „Rechnung an“.
- Nummer und Datum: Das Datum ist der Tag, an dem Sie das Dokument erstellen.
- Währung: USD, EUR, GBP, TRY, DKK, NOK, SEK, PLN, RON, IDR, THB oder UAH.
- Positionen: Jede Zeile hat Datum, Beschreibung, Stunden und Satz. Der Generator rechnet jede Zeile als Stunden mal Satz.
- Summe: die Summe aller Zeilen.
- Notizen: Abrechnungszeitraum, Ihre Rundungsregel, Zahlungsbedingungen oder eine Bestellnummer.
Dieses Dokument hat kein Steuerfeld. Fällt Steuer an, zeigen Sie sie auf der Rechnung. Es gibt auch kein Logo- und kein Unterschriftsfeld. Nutzen Sie die Notizen oder unterschreiben Sie das ausgedruckte PDF.
So können Sie einen Stundenzettel erstellen
- Öffnen Sie den Generator. Ein Konto brauchen Sie nicht.
- Geben Sie unter „Von (Ihr Unternehmen)“ Name, Anschrift und E-Mail ein.
- Geben Sie unter „Rechnung an“ Name und Anschrift des Kunden ein.
- Tragen Sie in den Dokumentdetails Nummer, Datum und Währung ein.
- Klicken Sie unter „Positionen“ für jede Aufgabe auf „Position hinzufügen“. Geben Sie Datum, Beschreibung, Stunden und Satz ein. „Position entfernen“ löscht eine Zeile.
- Prüfen Sie die Live-Vorschau. Sie aktualisiert sich beim Tippen und zeigt die Summe.
- Schreiben Sie in die „Notizen“ den Abrechnungszeitraum und Bedingungen.
- Klicken Sie auf „PDF herunterladen“.
Ihre Daten werden nicht gespeichert. Behalten Sie das PDF in Ihren Unterlagen.
Häufige Fehler
- Vage Beschreibung. „Arbeit am Projekt“ weckt Rückfragen. Schreiben Sie, was Sie getan haben, zum Beispiel „Wireframes für die Kasse“.
- Stunden später erinnert. Tragen Sie Zeit am Arbeitstag ein. Nach einer Woche ist das Gedächtnis schlecht.
- Gemischte Formate. Nutzen Sie überall Dezimalzahlen, zum Beispiel 1,5 für eine Stunde dreißig.
- Falscher Satz. Prüfen Sie, ob der Satz zur Vereinbarung passt, bevor Sie senden.
- Fehlende Daten. Jede Zeile braucht ein Datum, damit der Kunde sie Ergebnissen zuordnen kann.
- Kein Zeitraum. Nennen Sie Start- und Enddatum in den Notizen.
Stundenzettel im Vergleich zur Rechnung
| Merkmal | Stundenzettel | Rechnung |
|---|---|---|
| Zeigt | Arbeitszeit und verdienten Betrag | Offenen Betrag und Zahlungsbedingungen |
| Detail | Aufgaben Tag für Tag | Zusammenfassung der Leistungen |
| Verwendung | Beleg und Freigabe | Zahlungsaufforderung |
Wollen Sie dem Kunden die Details zeigen, senden Sie beides: den Stundenzettel als Beleg und die Rechnung als Zahlungsaufforderung. Für Auslagen auf Reisen hilft die Spesenabrechnung.
Den richtigen Satz finden
Sind Sie unsicher, was Sie verlangen sollen, hilft der Stundenrechner. Er macht aus Stunden und Sätzen schnell eine Summe. Der Rechner für abrechenbare Stunden zeigt, wie viele Stunden Sie pro Woche oder Monat realistisch abrechnen können. Steuerliche Fragen klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Häufig gestellte Fragen
- Was gehört auf einen Stundenzettel zur Abrechnung?
- Nennen Sie Ihren Namen, den Kunden, die Arbeitstage, eine kurze Beschreibung der Aufgabe, die Stunden und den Satz. Ergänzen Sie unten die Summe. Klare Beschreibungen helfen dem Kunden, die Stunden schneller freizugeben, und schützen Sie bei Rückfragen.
- Wie berechne ich die Summe auf dem Stundenzettel?
- Multiplizieren Sie pro Zeile Stunden mit dem Satz und addieren Sie alle Zeilen. Beispiel: 3,5 Stunden zu 40 pro Stunde ergeben 140. Der Generator rechnet jede Zeile und zeigt die Summe. Sie geben nur Stunden und Sätze ein.
- Kann ich den Stundenzettel als Rechnung nutzen?
- Ein Stundenzettel zeigt Arbeitszeit und verdienten Betrag. Viele Kunden akzeptieren ihn als Anlage zur Rechnung, manche auch allein. Fragen Sie Ihren Kunden. Für eine formelle Zahlungsaufforderung erstellen Sie eine Rechnung mit allen Pflichtangaben und hängen den Stundenzettel an.
- Soll ich Stunden runden?
- Vereinbaren Sie die Regel vorher mit dem Kunden. Manche erfassen genaue Minuten als Dezimalzahl, zum Beispiel 1,25 Stunden. Andere runden auf die Viertelstunde. Wählen Sie eine Methode, schreiben Sie sie in Vertrag oder Notizen und nutzen Sie sie für jede Zeile.
- Kann ich pro Zeile einen anderen Satz verwenden?
- Ja. Jede Zeile hat ein eigenes Feld „Satz“. Sie können eine Designaufgabe mit einem Satz und eine Besprechung mit einem anderen berechnen. Beschreiben Sie jede Aufgabe klar und bestätigen Sie die Sätze mit dem Kunden, bevor Sie anfangen.
- Muss ich auf dem Stundenzettel Umsatzsteuer ausweisen?
- Der Stundenzettel hat kein Steuerfeld. Fällt Steuer an, zeigen Sie sie auf der Rechnung, die Sie mit dem Stundenzettel senden. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten besondere Regeln. Klären Sie Ihren Fall mit dem Steuerberater.
- Speichert der Stundenzettel-Generator meine Einträge?
- Nein. Er ist kostenlos, braucht keine Anmeldung und läuft in Ihrem Browser. Nichts, was Sie eingeben, wird auf dem Server gespeichert. Laden Sie das PDF herunter und sichern Sie Ihre Kopie, bevor Sie die Seite schließen.