Bei einem Projekt über Wochen oder Monate heißt eine einzige Rechnung am Ende: Sie tragen Zeit- und Materialkosten bis zum letzten Moment selbst. Mit Abschlagsrechnungen teilen Sie die Gesamtsumme in Zahlungen nach Meilensteinen auf. Das Geld kommt, während die Arbeit läuft.
Rechtlicher Hintergrund
Bei Werkverträgen können Sie nach § 632a BGB Abschlagszahlungen für bereits erbrachte, in sich abgeschlossene Teile der Leistung verlangen. Bei Dienstverträgen und anderen Aufträgen gilt, was Sie vertraglich vereinbaren. Am sichersten legen Sie den Zahlungsplan schon im Angebot oder Vertrag fest. Beim Bauvertrag gelten zusätzliche Regeln, lassen Sie sich dort beraten. Zum Umsatzsteuerrecht bei Abschlägen sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.
So teilen Sie die Meilensteine auf
Es gibt keine einzige richtige Aufteilung. Diese Muster funktionieren gut:
- Nach Phase. Konzept, Umsetzung, Fertigstellung, jeweils nach Abschluss abgerechnet. Natürlich bei Arbeit mit klaren, aufeinanderfolgenden Abschnitten.
- Nach Fertigstellungsgrad. 25 % zum Start, 25 % zur Halbzeit, 50 % bei Abnahme. Gut, wenn sich die Arbeit nicht sauber in Phasen teilt, der Fortschritt aber messbar ist.
- Nach Kalender. Monatlich abrechnen bei einem Projekt mit bekannter Dauer, unabhängig davon, was genau in dem Monat fertig wurde. Üblich bei laufender Arbeit ohne klares Ende.
Vereinbaren Sie das Muster und die Beträge je Meilenstein vor Arbeitsbeginn, am besten schon im Angebot.
Was jede Abschlagsrechnung zeigen sollte
Jede Rechnung der Reihe muss klar sagen, welchen Meilenstein sie abdeckt und wie hoch der Betrag dafür ist. Idealerweise nennt sie auch den Gesamtwert des Projekts und die bisher abgerechneten Summen. Der Kunde soll nicht in alten Rechnungen suchen müssen, wo das Projekt finanziell steht. Jede neue Rechnung sollte das selbst zeigen. Die Pflichtangaben gelten auch hier, siehe Pflichtangaben auf der Rechnung.
Gehen Sie mit Änderungen offen um
Lange Projekte ändern am ehesten ihren Umfang. Verstecken Sie eine Änderung nicht in der nächsten Abschlagsrechnung. Weisen Sie sie klar aus. Ist sie groß, machen Sie eine eigene Position oder sogar eine eigene Rechnung daraus. Sonst geht sie in einer Zahlung unter, die der Kunde schon erwartet hat.
Schlussrechnung zum Abschluss
Die Schlussrechnung fasst alles zusammen: den Gesamtwert des Projekts, die bereits in Abschlagsrechnungen abgerechneten Beträge und, falls vorhanden, den Restbetrag. Die bereits gezahlten Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer weisen Sie dabei aus. Diese Abschlussübersicht macht aus einer Reihe loser Rechnungen ein geordnetes Ganzes. Für Anzahlungen vor Projektstart lesen Sie Anzahlung auf Rechnungen.
Etappenzahlungen helfen nicht nur Ihrer Liquidität. Ein Kunde, der stetige, nachvollziehbare Abrechnung sieht, vertraut meist auch darauf, dass das Projekt gut läuft.