Bei größeren Aufträgen ist es riskant, bis zur Fertigstellung auf Geld zu warten: wegen Material, Ihrer Zeit und der Liquidität, wenn das Projekt länger dauert. Eine Anzahlung, vor Arbeitsbeginn berechnet, verteilt dieses Risiko auf beide Seiten, statt dass Sie alles tragen.
Wann eine Anzahlung sinnvoll ist
Anzahlungen sind besonders üblich, wenn:
- Material vorab gekauft werden muss. Die Anzahlung deckt die Kosten, sodass Sie nicht in Vorleistung gehen.
- Der Auftrag lang ist oder der Kunde neu. So ist zu jedem Zeitpunkt weniger unbezahlte Arbeit offen.
- Die Arbeit maßgeschneidert ist und der Aufwand nicht rückgängig zu machen. Die Anzahlung zeigt echte Verbindlichkeit, bevor Sie Zeit investieren.
Üblich sind 20-50 % der Gesamtsumme. Bei Sonderanfertigungen mit hohen Materialkosten sind auch höhere Anzahlungen oder volle Vorkasse nicht ungewöhnlich.
Die Anzahlungsrechnung
Behandeln Sie die Anzahlung als eigene Rechnung. Nennen Sie die Gesamtkosten des Projekts und kennzeichnen Sie sie deutlich als Anzahlung oder Abschlagszahlung, nicht als Gesamtbetrag. Schreiben Sie klar, was sie abdeckt und was bleibt: "Anzahlung (30 % von 4.000 € netto Projektsumme): 1.200 € netto zuzüglich Umsatzsteuer, fällig bei Auftragsbestätigung; Restbetrag nach Fertigstellung." So bleibt später klar, wie viel schon bezahlt ist. Bei einer Anzahlung ist die Leistung meist noch nicht erbracht. Geben Sie das auf der Rechnung an.
Umsatzsteuer bei Anzahlungen
Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung grundsätzlich schon mit Zahlungseingang (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Sie weisen sie auf der Anzahlungsrechnung aus. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Klären Sie Einzelheiten mit Ihrer Steuerberatung.
Der Restbetrag in der Schlussrechnung
Ist das Projekt fertig, zeigt die Schlussrechnung deutlich die Gesamtsumme, die bereits gezahlte Anzahlung und den jetzt fälligen Rest. Sie wiederholt nicht einfach die ursprüngliche Summe, als wäre nichts gezahlt. Bei Umsatzsteuer müssen die vereinnahmten Anzahlungen und die darauf entfallende Steuer abgezogen werden (§ 14 Abs. 5 UStG). Mit dem Rabattrechner und dem Rechnungsrechner ermitteln Sie den Restbetrag, falls sich Umfang oder Preis gegenüber dem Angebot leicht verschoben haben. Mehr zur Aufteilung in Etappen lesen Sie in Teilrechnungen.
Halten Sie die Bedingungen vorher schriftlich fest
Egal, wie Ihre Anzahlungsregel aussieht: Nennen Sie sie vor Arbeitsbeginn, nicht als Überraschung auf der ersten Rechnung. Ein kurzer Satz im Angebot ("Zum Projektstart ist eine Anzahlung von 30 % fällig, der Rest nach Fertigstellung") überrascht den Kunden nicht und gibt Ihnen einen klaren Grund, die Arbeit anzuhalten, wenn die Anzahlung ausbleibt. Mit dem Rechnungsgenerator erstellen Sie die Anzahlungsrechnung.
Eine Anzahlung ist keine Misstrauenserklärung. Sie sorgt dafür, dass keine Seite das ganze finanzielle Risiko eines Projekts trägt, das noch gar nicht stattgefunden hat.