Kauft ein Unternehmen bei einem anderen, können zu demselben Geschäft zwei Dokumente entstehen, eins von jeder Seite. Sie werden leicht verwechselt, weil sie fast dieselben Angaben enthalten.
Bestellung: das Dokument des Käufers
Eine Bestellung stellt der Käufer aus. Sie bestätigt, was er bestellt, und gibt den Kauf auf seiner Seite frei. Es ist seine interne Zusage, die er dem Verkäufer als Nachricht über einen genehmigten Auftrag schickt.
Auftragsbestätigung: das Dokument des Verkäufers
Die Auftragsbestätigung stellt der Verkäufer aus, als Antwort auf eine Bestellung (oder einen anderen bestätigten Auftrag). Sie hält fest, dass der Auftrag eingegangen und angenommen ist und ausgeführt wird. Es ist Ihr Beleg dafür, dass der Verkauf stattfindet. Er löst Lieferung, Terminplanung oder Produktion aus.
Rechtlich ist die Auftragsbestätigung oft die Annahme des Angebots oder der Bestellung. Damit kommt der Vertrag zustande. Prüfen Sie deshalb Inhalt, Preise und Lieferzeit genau, bevor Sie sie versenden. Bei Streit sind Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen und ein Anwalt die richtige Anlaufstelle.
Warum ein Unternehmen beide ausstellt
Bei größeren oder wiederkehrenden Geschäften zwischen Unternehmen gibt es oft beide Dokumente zum selben Geschäft. Die Bestellung gibt die Ausgabe des Käufers frei. Die Auftragsbestätigung bestätigt die Annahme und startet die Abwicklung beim Verkäufer. Sie verweisen meist aufeinander: Die Auftragsbestätigung nennt die Bestellnummer des Käufers. So ordnen beide Firmen sie in ihren Systemen demselben Geschäft zu.
Wann eins reicht
Nicht jedes Geschäft braucht diese Förmlichkeit auf beiden Seiten. Stellt der Kunde keine Bestellungen aus, kann Ihre Auftragsbestätigung (oder einfach das angenommene Angebot) als interne Bestätigung dienen, ohne Bestellung des Käufers.
Wo die Rechnung hineinpasst
Keins der beiden ist eine Zahlungsaufforderung. Das bleibt Aufgabe der Rechnung, die Sie nach der Ausführung stellen, am besten mit Auftragsnummer und Bestellnummer des Käufers. Unseren Auftragsbestätigung-Generator und den Bestellung-Generator nutzen Sie für jeweils eine Seite. Den Unterschied zur Rechnung erklärt Bestellung vs. Rechnung.
Dasselbe Geschäft, dieselben Zahlen, zwei Dokumente: eins bestätigt, was gekauft wird, das andere, was verkauft wird. Wer weiß, welches vor ihm liegt (und welches er ausstellen sollte), verhindert Papierchaos bei mehrteiligen Geschäften.