Eine Bestellung funktioniert anders als die übrigen Dokumente im Rechnungsablauf, denn meist stellt sie der Kunde aus, nicht Sie. Wer weiß, was sie bedeutet, nutzt sie richtig, wenn eine eintrifft.
Was eine Bestellung ist
Die Bestellung ist die interne Freigabe des Käufers für einen Kauf. Der Käufer richtet sie an Sie als Verkäufer. Sie bestätigt, was er bestellt, zu welchem Preis und oft für welches Budget oder welche Kostenstelle. Bei Firmen mit formellem Einkauf ist sie das Dokument, das genehmigt sein muss, bevor Geld fließen darf.
Wann Sie eine erhalten
Größere oder prozessorientierte Kunden stellen oft nach der Annahme Ihres Angebots eine Bestellung aus, bevor die Arbeit beginnt. Es ist der Papierkram ihrer Seite, parallel zu Ihrem. Nicht jeder Kunde nutzt Bestellungen. Kleinere Firmen und Privatkunden gehen oft direkt vom angenommenen Angebot zum Arbeitsbeginn.
Was Sie mit der Bestellnummer tun
Nennt Ihnen ein Kunde eine Bestellnummer, geben Sie sie auf Ihrer Rechnung an. Die Buchhaltung vieler Firmen bearbeitet keine Rechnung ohne gültige Bestellnummer. So ordnet das System die Rechnung einer genehmigten Ausgabe zu. Fehlt sie, kommt eine sonst korrekte Rechnung oft zurück.
Wenn Sie selbst eine ausstellen
Kaufen Sie selbst Material oder Leistungen bei Lieferanten oder Subunternehmern ein, können Sie Bestellungen genauso ausstellen. Sie halten fest, was Sie zu welchem Preis bestellen, bevor der Lieferant beginnt oder liefert. Unser Bestellung-Generator deckt genau das ab.
Bestellung und Rechnung
Beide listen Positionen und Preise, werden also leicht verwechselt. Sie kommen aber von entgegengesetzten Seiten, zu verschiedenen Zeitpunkten. Den Unterschied erklärt der Leitfaden Bestellung vs. Rechnung. Die Gegenseite der Bestellung lesen Sie unter Auftragsbestätigung vs. Bestellung.
Eine Bestellung ist kein Selbstzweck. Für Kunden, die sie nutzen, ist sie die interne Freigabe, die die Zahlung erst möglich macht. Wer die Bestellnummer als Nebensache behandelt, lässt Rechnungen aus Gründen in der Warteschleife hängen, die mit der Arbeit nichts zu tun haben.