Bei wenigen Rechnungen reicht das Gedächtnis. Danach hilft ein einfacher Status pro Rechnung. Schon eine schlichte Tabelle macht aus „Habe ich dafür schon Geld bekommen?“ eine schnelle Abfrage.
Ein Statusset für die meisten Unternehmen
- Entwurf: erstellt, aber noch nicht versendet. Nummer und Angaben dürfen sich noch ändern.
- Versendet: beim Kunden angekommen, das Zahlungsziel läuft, noch nichts überfällig.
- Bezahlt: Zahlung eingegangen und bestätigt. Abgeschlossen.
- Überfällig: Fälligkeitsdatum überschritten, kein Zahlungseingang. Dieser Status braucht aktive Aufmerksamkeit.
- Storniert: nach dem Versand storniert. Üblicherweise ersetzen Sie die Rechnung durch eine korrigierte Rechnung oder eine Gutschrift. Löschen Sie sie nicht.
Manche Unternehmen ergänzen Teilweise bezahlt für Rechnungen mit Anzahlung oder Rate und In Klärung für Rechnungen mit offener Rückfrage des Kunden. Beides lohnt sich, wenn es oft vorkommt.
Warum „Storniert“ wichtiger ist, als es scheint
Löschen Sie nie eine versendete Rechnung, auch keine fehlerhafte. Ihre Nummer ist vergeben und steht eventuell schon in Ihrer Buchhaltung. Markieren Sie die Rechnung als storniert. Floss schon Geld, stellen Sie eine Stornorechnung oder Gutschrift aus. So bleibt die Nummernfolge nachvollziehbar. Rechnungen unterliegen zudem der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (derzeit 8 Jahre). Prüfen Sie Details mit Ihrem Steuerberater.
Halten Sie die Zahl der Status klein
Ein Statussystem soll in Sekunden lesbar sein. Fünf oder sechs Status decken fast alle Fälle ab. Mehr Status kosten mehr Pflege, als sie an Klarheit bringen. Brauchen Sie einen siebten oder achten, führen Sie lieber zwei vorhandene zusammen.
Prüfen Sie überfällige Rechnungen mindestens wöchentlich
Der Zweck des Status ist, handlungsbedürftige Rechnungen sichtbar zu machen. Ein wöchentlicher Filter auf „Überfällig“ macht die Nachverfolgung zur Routine. Sie müssen nicht mehr daran denken. Ihr System erinnert Sie. Wie Sie dann vorgehen, lesen Sie unter überfällige Rechnung. Erstellen Sie neue Rechnungen mit dem Rechnungsgenerator.