Sobald eine Rechnung verschickt und in irgendjemandes Büchern erfasst ist, richtet eine nachträgliche Änderung mehr Schaden an, als sie nützt. Die Gutschrift ist der übliche Weg, eine Rechnung zu korrigieren, ohne die Dokumentation zu zerstören.
Was eine Gutschrift ist
Eine Gutschrift ist ein Dokument, das den geschuldeten Betrag einer bestimmten Rechnung nachträglich mindert oder ganz aufhebt. Sie ersetzt die Ausgangsrechnung nicht. Sie verweist auf sie und passt den Saldo an. Beide Dokumente bleiben erhalten und belegen, was passiert ist und warum.
Wann Sie eine ausstellen
- Die Rechnung war zu hoch: falsche Menge, falscher Preis, eine Position, die nicht hätte aufgeführt werden sollen.
- Ware wurde zurückgegeben oder Leistungen wurden nicht wie berechnet erbracht.
- Ein vereinbarter Rabatt gilt nachträglich, obwohl die Rechnung schon raus ist.
- Die Rechnung wird komplett storniert. Eine volle Gutschrift stellt sie auf null, ohne den Beleg zu löschen.
Was in eine Gutschrift gehört
- Rechnungsnummer und Datum der Ausgangsrechnung, damit klar ist, welche Rechnung korrigiert wird.
- Der gutgeschriebene Betrag, aufgeschlüsselt wie in der Ausgangsrechnung, wenn nur einzelne Positionen betroffen sind. Netto, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag gehören dazu.
- Ein kurzer Grund: "Rückgabe: 3 Stück, Transportschaden" ist für Ihre Unterlagen und die des Kunden viel besser als eine unerklärte Anpassung.
- Eine eigene Nummer, nach derselben Systematik wie bei Rechnungen (siehe Rechnungsnummern).
Unser Gutschrift-Generator erstellt dieses Layout direkt.
Umsatzsteuer nicht vergessen
Mindert die Gutschrift das Entgelt, ändert sich auch die Umsatzsteuer. Sie berichtigen Ihre Steuer nach § 17 UStG, und der Kunde muss seinen Vorsteuerabzug entsprechend anpassen. Weisen Sie den Steuerbetrag deshalb in der Gutschrift aus. Etwas anderes gilt für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die keine Umsatzsteuer ausweisen. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Warum nicht einfach die Rechnung ändern oder löschen?
Sobald eine Rechnungsnummer vergeben ist, gehört sie zu Ihrer lückenlosen Nummernfolge und steht vermutlich schon in der Buchhaltung des Kunden. Eine nachträgliche Änderung erzeugt zwei verschiedene Versionen derselben Rechnungsnummer. Genau diese Unstimmigkeit macht den Abgleich unzuverlässig, bei Ihnen wie beim Kunden. Rechnungen unterliegen zudem der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Die Gutschrift lässt das Original unverändert und macht die Korrektur zu einem nachvollziehbaren eigenen Vorgang.
Credit Memo bedeutet dasselbe
Je nach Region sind "Credit Memo" und "Credit Note" oft dasselbe. Wenn Sie unsicher sind, welcher Begriff für Sie passt, lesen Sie Gutschrift oder Credit Memo.
Eine falsche Zahl ist nicht das Problem. Rechnungen werden ständig korrigiert. Die Gutschrift sorgt dafür, dass die Korrektur selbst sauber und leicht nachvollziehbar bleibt, für Sie und für den Kunden.