Wer beide Begriffe schon gesehen hat, fragt sich, ob sie etwas Unterschiedliches meinen. Kurz gesagt: meistens nicht. Im Alltag bezeichnen "Credit Memo" und "Credit Note" dasselbe Dokument, das einen geschuldeten Betrag einer früheren Rechnung mindert oder aufhebt. Im Deutschen sagt man dazu Gutschrift oder Rechnungskorrektur.
Woher der Namensunterschied kommt
Die Variante ist meist eine Frage von Region und Branchengewohnheit, kein inhaltlicher Unterschied. "Credit Note" ist in Großbritannien, großen Teilen Europas und im internationalen Geschäft üblicher. "Credit Memo" (von "Credit Memorandum") begegnet Ihnen häufiger in den USA, vor allem in Buchhaltungssoftware und formaler Buchführung.
Gibt es je einen Unterschied?
Im Alltag kleiner Unternehmen nein: Beide beschreiben dasselbe Dokument mit derselben Aufgabe. Es korrigiert einen Betrag nach Rechnungsstellung, etwa wegen Rückgabe, Fehler, Rabatt oder Stornierung. Was hineingehört und wann Sie es ausstellen, lesen Sie in Gutschrift erstellen: Rechnung korrigieren.
Manche größeren Buchhaltungssysteme unterscheiden intern technisch: Das "Credit Memo" ist dann ein interner Buchungsbeleg, die "Credit Note" das daraus abgeleitete Kundendokument. Das ist aber eine Besonderheit des jeweiligen Systems, nichts, womit Sie sich als kleines Unternehmen befassen müssen.
Ein deutscher Stolperstein
Im deutschen Steuerrecht kann das Wort "Gutschrift" noch etwas anderes bedeuten: eine Rechnung, die der Leistungsempfänger im Namen des Leistenden ausstellt (§ 14 Abs. 2 UStG). Das ist nicht dasselbe wie eine Korrekturgutschrift, die Sie selbst für eine bereits gestellte Rechnung ausstellen. Bezeichnen Sie Ihr Dokument im Zweifel eindeutig, etwa als "Gutschrift zu Rechnung Nr. ...". Bei Unsicherheit hilft Ihre Steuerberatung.
Welchen Begriff sollten Sie nutzen?
Nutzen Sie den Begriff, den Ihre Kunden und Ihr Umfeld erwarten. Für deutsche Kunden ist "Gutschrift" der verständliche Begriff. Im internationalen Geschäft ist "Credit Note" weiter verbreitet. Entscheidend ist weit mehr als der Name: Das Dokument verweist klar auf die Ausgangsrechnung, nennt Betrag und Grund und trägt eine eigene Nummer. Mit dem Gutschrift-Generator erstellen Sie es direkt.
Es lohnt sich, den Unterschied zu kennen, damit Sie nicht verwirrt sind, wenn Sie beide Begriffe sehen. Es lohnt sich nicht, lange darüber nachzudenken, welchen Sie wählen.