Eine Liste unbezahlter Rechnungen zeigt, wie viel offen ist. Eine Altersstruktur (englisch Aging Report) zeigt mehr: welche dieser Rechnungen gerade erst überfällig und wohl unproblematisch sind und welche schon so lange liegen, dass sie jetzt echte Aufmerksamkeit brauchen.
So ist die Auswertung aufgebaut
Offene Rechnungen werden in Gruppen eingeteilt, je nachdem, wie viele Tage sie überfällig sind: üblich sind 0-30, 31-60, 61-90 und über 90 Tage. Jede Gruppe zeigt die Summe der offenen Beträge. So erkennen Sie auf einen Blick die Struktur: Ist das meiste jung (gesund), oder sitzt ein wachsender Anteil in der Gruppe über 90 Tage (ein deutliches Warnsignal)?
Unser Altersstruktur-Rechner nimmt die Summen jeder Gruppe und berechnet, welchen Anteil an Ihren gesamten Forderungen jede ausmacht.
Warum die Gruppen wichtiger sind als die Summe
Ein Gesamtbetrag "überfällig" behandelt eine Zahlung, die 5 Tage zu spät ist, wie eine, die 5 Monate zu spät ist. Beide brauchen aber ganz unterschiedliche Reaktionen. Bei 5 Tagen reicht meist eine normale Erinnerung. Bei 5 Monaten ist das normale Nachfassen vermutlich schon erfolglos gelaufen und es braucht ein anderes Vorgehen, siehe Offene Rechnungen eintreiben.
Die Form lesen, nicht nur eine Zahl
Eine gesunde Auswertung ist auf die Gruppe 0-30 Tage konzentriert, und die Beträge nehmen in jeder älteren Gruppe ab. Das ist der normale Fluss von Rechnungen von neu zu bezahlt. Sind die Gruppen 61-90 oder über 90 Tage groß oder wachsen sie im Zeitverlauf, deutet das auf ein Einzugsproblem hin, das sich nicht von selbst löst und gezielte Aufmerksamkeit braucht statt Routine.
Zum Priorisieren nutzen
Wenn Sie wenig Zeit zum Hinterherlaufen haben, zeigt die Auswertung, wo Sie anfangen: in der Regel bei den ältesten und größten Salden, denn sie sind am stärksten vom Ausfall bedroht und das Fenster für eine einfache Lösung schließt sich. Ein kleiner, junger Rückstand kann noch ein paar Tage auf die Wirkung einer Erinnerung warten. Ein großer, alter nicht.
Regelmäßig prüfen, nicht nur bei Unbehagen
Prüfen Sie die Auswertung wöchentlich oder monatlich als Gewohnheit, nicht erst als Reaktion. So fällt eine wachsende Gruppe über 90 Tage auf, solange es erst eine Handvoll Rechnungen sind, und nicht erst, wenn daraus ein großer, verworrener Rückstand geworden ist. Zusammen mit dem DSO und dem Collection Effectiveness Index entsteht ein vollständiges Bild.