Der Zahlungsabgleich prüft, ob Ihre Unterlagen zu den bezahlten Rechnungen mit dem Kontoauszug übereinstimmen. Er wirkt unnötig, bis er einmal etwas findet, das später viel schmerzhafter gewesen wäre.
Was dabei passiert
Im Kern vergleichen Sie Ihre Rechnungsliste (was bezahlt sein sollte, und wann) mit dem Kontoauszug oder den Daten Ihres Zahlungsdienstleisters (was wirklich ankam). Alles, was nur auf einer Seite steht, braucht eine Erklärung: eine Zahlung ohne Buchung, ein Eingang ohne passende Rechnung oder ein doppelter Eintrag.
Was der Abgleich findet
- Eine Zahlung, die nie als bezahlt markiert wurde. Die Rechnung steht noch offen. Dann geht eventuell eine unnötige und peinliche Mahnung raus.
- Eine Zahlung auf der falschen Rechnung. Warum das passiert und wie Sie es vermeiden, lesen Sie unter Zahlungszuordnung.
- Eine Doppelbuchung. Ohne direkten Vergleich mit dem Kontoauszug übersieht man sie leicht.
- Eine nicht berücksichtigte Gebühr. Eine Zahlung kommt etwas niedriger an als berechnet, weil der Zahlungsdienstleister vorher Gebühren abgezogen hat.
Wie oft?
Wöchentlich ist für die meisten kleinen Unternehmen ein guter Takt. Abweichungen sind dann noch frisch und leicht nachzuvollziehen, und der Aufwand bleibt klein. Bei vielen Rechnungen lohnt sich ein kürzerer Abstand, bei sehr wenigen reicht monatlich. Wichtiger als der Takt ist ein fester Termin. Gleichen Sie nicht erst ab, wenn schon etwas auffällt.
Halten Sie es einfach
Meist brauchen Sie keine eigene Software. Eine Tabelle mit Rechnungen, Beträgen und Zahlungsdaten, abgeglichen mit dem Kontoauszug, reicht. Die Regelmäßigkeit zählt mehr als das Werkzeug. Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Steuerberater kann den Abgleich auch übernehmen. Die Unterlagen müssen für die Buchführung ohnehin ordentlich geführt sein.
Warum sich die Routine lohnt
Kleine Abweichungen lösen sich selten von allein. Sie wachsen. Ein verpasster Abgleich in diesem Monat macht den nächsten schwerer, weil mehr zu klären ist und die Erinnerung fehlt. Als feste Gewohnheit sorgt der Abgleich dafür, dass Sie Ihren Unterlagen vertrauen können, wenn Sie sie brauchen. Wie Sie überfällige Posten sauber nachverfolgen, steht im Leitfaden Rechnungsstatus.