Ein Zahlungseingang und das Wissen, wofür er gedacht ist, sind nicht dasselbe, besonders bei mehr als ein paar offenen Rechnungen pro Kunde. Die Zahlungszuordnung (im Englischen "Cash Application") ordnet einen Eingang der Rechnung oder den Rechnungen zu, die er begleichen soll.
Warum die Zuordnung nicht immer klar ist
Eine Überweisung ohne Verwendungszweck oder ein Scheck ohne Rechnungsnummer lässt Sie raten. Schwieriger wird es, wenn ein Kunde mehrere Rechnungen in einer Überweisung bezahlt, einen Teilbetrag zahlt, ohne die Rechnung zu nennen, oder einen Betrag überweist, der zu keiner einzelnen offenen Rechnung passt.
Schon vorher vereinfachen
Die beste Lösung liegt vor der Zahlung: Setzen Sie die Rechnungsnummer deutlich auf jede Rechnung und bitten Sie Kunden, sie im Verwendungszweck anzugeben. Ein Zahlungslink, der an eine bestimmte Rechnung gebunden ist, löst das automatisch (siehe Online-Zahlungen akzeptieren). Die Zahlung gehört dann schon zu ihrer Rechnung.
Wenn eine Zahlung nicht eindeutig passt
- Mehrere Rechnungen, eine Zahlung: Prüfen Sie, ob der Betrag der Summe einer Kombination offener Rechnungen dieses Kunden entspricht. Meist sind es genau zwei oder drei.
- Eine Teilzahlung: Fragen Sie nach, welche Rechnung(en) gemeint sind. Raten Sie nicht und verrechnen Sie nichts falsch.
- Ein Betrag, der zu nichts passt: Möglich sind Skonto, ein Abzug von Gebühren oder eine Währungsdifferenz. Fragen Sie kurz beim Kunden nach, bevor Sie von einem Fehler ausgehen.
Der Kunde darf bei der Zahlung bestimmen, welche Schuld er tilgt. Fehlt eine solche Bestimmung, gilt die gesetzliche Tilgungsreihenfolge nach § 366 BGB. Klären Sie Zweifelsfälle deshalb schriftlich.
Warum Fehler hier teuer sind
Falsch zugeordnete Zahlungen ziehen Kreise: Eine bezahlte Rechnung wirkt überfällig und löst ein unnötiges, peinliches Nachfassen aus. Eine unbezahlte Rechnung wirkt beglichen und bekommt keine Aufmerksamkeit mehr. Beides verfälscht alles Nachgelagerte: Ihre Altersstruktur der offenen Posten, Ihren DSO und Ihren tatsächlichen Kontostand.
Halten Sie es einfach
Für die meisten kleinen Unternehmen reicht eine feste Gewohnheit: Gleichen Sie Verwendungszwecke mit offenen Rechnungen ab, sobald Zahlungen eingehen, statt am Monatsende alles zu stapeln. Mehr dazu lesen Sie unter Zahlungsabgleich. Ziel ist kein ausgeklügeltes System. Ziel ist, dass "Wofür war das noch gleich?" nie zur Rekonstruktionsarbeit wird.