Vor allem im Handwerk und bei Dienstleistungen werden Aufträge noch oft per Anruf oder Nachricht erteilt. Ein Arbeitsauftrag hält diese Freigabe schriftlich fest. Mündliche Absprachen sind nicht wertlos. Man kann sich aber kaum auf sie berufen, wenn Streit entsteht.
Was ein Arbeitsauftrag leistet
Ein Arbeitsauftrag gibt bestimmte Arbeiten formell frei und dokumentiert die Absprache: den Umfang, wer sie beauftragt hat, einen Bezug (Objekt, Wohnung, Gerätenummer) und möglichst Preis oder Stundensatz. Er steht zwischen Angebot und Rechnung. Das Angebot schlägt die Arbeit vor, der Arbeitsauftrag gibt den Start frei.
Was hineingehört
- Eine klare Beschreibung der Arbeit, so genau, dass die Frage „War das Teil des Auftrags?“ später eine eindeutige Antwort hat.
- Wer beauftragt hat: ein Name und möglichst eine Unterschrift oder schriftliche Bestätigung, besonders bei Aufträgen per Telefon oder vor Ort.
- Bezugsangaben: Objektanschrift, Wohnungsnummer, Gerätenummer oder was die Arbeit an einen Ort oder ein Objekt bindet.
- Preis oder Stundensatz, wenn er schon jetzt vereinbart ist und nicht erst auf der Schlussrechnung steht.
- Eine Auftragsnummer, die Sie später auf der Rechnung angeben. So schließt sich der Kreis zwischen Freigabe und Abrechnung.
Unser Arbeitsauftrag-Generator bietet dieses Layout.
Warum er wichtiger ist, als er scheint
Der Wert zeigt sich bei Streit: Ein Kunde behauptet, er habe eine Zusatzleistung nie freigegeben, oder fragt, warum eine Position auf der Rechnung steht, an die er sich nicht erinnert. Ein unterschriebener oder bestätigter Arbeitsauftrag ist der Unterschied zwischen „Aussage gegen Aussage“ und einem klaren, datierten Beleg für beide Seiten. Bei Handwerkerleistungen können Kunden Stunden und Material auf Basis dieses Nachweises prüfen. Für Rechnungen an Privatkunden im Haushalt (Handwerkerleistungen) braucht der Kunde zudem eine ordentliche Rechnung für die steuerliche Absetzbarkeit nach § 35a EStG. Das klärt der Kunde mit seinem Steuerberater.
Bei laufenden oder dringenden Arbeiten
Beginnen Sie dringende Arbeiten, etwa eine Notreparatur, bevor Papier möglich ist, hilft ein kurzer Arbeitsauftrag, der nachträglich bestätigt wird, per SMS, E-Mail oder vor Ort. Er bietet fast denselben Schutz, auch ohne Unterschrift vor dem Start.
Er ersetzt weder Angebot noch Rechnung
Ein Arbeitsauftrag gibt frei und dokumentiert. Er ist kein Preisvorschlag (das ist das Angebot) und keine Zahlungsaufforderung (das ist die Rechnung). Zusammen mit beiden schließt er die Lücke zwischen „Das haben wir vereinbart“ und „Das ist wirklich passiert“. In dieser Lücke beginnen die meisten Abrechnungsstreitigkeiten. Kostenvoranschläge erstellen Sie mit dem Angebotsgenerator, die Rechnung mit dem Rechnungsgenerator.