Eine Proforma-Rechnung ist wie eine echte Rechnung aufgebaut: gleiches Layout, gleiche Felder, manchmal derselbe Betrag. Sie ist aber keine Zahlungsaufforderung und begründet keine Zahlungspflicht. Sie ist eine Vorschau, die vor der echten Rechnung kommt.
Wofür sie gedacht ist
Eine Proforma-Rechnung zeigt dem Kunden im späteren Rechnungsformat, was ihn erwartet. Das hilft, wenn er die Angaben braucht, bevor Sie die echte Rechnung stellen können. Typische Anlässe:
- Vor dem Versand ins Ausland. Der Käufer braucht Unterlagen für Zoll, Einfuhrgenehmigung oder Zahlung, bevor der Verkauf abgeschlossen ist.
- Vor der internen Freigabe des Kunden. Er holt sich mit einem Dokument, das die echten Kosten zeigt, das Budget genehmigen.
- Als Zahlungsaufforderung vor Lieferung. In Branchen mit Vorkasse oder Anzahlung, in denen die echte Rechnung erst nach der Lieferung kommt.
Was sie von der echten Rechnung unterscheidet
Der entscheidende Unterschied ist der rechtliche und buchhalterische Status. Eine Proforma-Rechnung ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Sie führt nicht zu einer Forderung in Ihrer Buchhaltung und nicht zu einer Verbindlichkeit beim Kunden. Der Kunde kann daraus keinen Vorsteuerabzug ziehen. Noch ist nichts geschuldet. Sie sagt: „So viel wird es kosten“, nicht: „So viel schulden Sie.“
Weist eine Proforma-Rechnung Umsatzsteuer aus und wird wie eine Rechnung behandelt, kann das steuerliche Folgen haben. Lassen Sie sich im Zweifel von Ihrem Steuerberater beraten.
Kennzeichnen Sie sie eindeutig
Weil sie wie eine Rechnung aussieht, muss „Proforma-Rechnung“ gut sichtbar dastehen. Sonst hält der Kunde (oder seine Buchhaltungssoftware) sie für eine echte Rechnung. Er zahlt auf ein Dokument, das nie dazu gedacht war, oder bucht sie doppelt, wenn die echte Rechnung folgt. Unser Proforma-Rechnung-Generator setzt die Kennzeichnung automatisch.
Danach folgt die echte Rechnung
Eine Proforma-Rechnung ist nie der letzte Schritt. Steht das Geschäft (Ware geliefert, Leistung erbracht, Konditionen fest), stellen Sie die echte Rechnung aus und verweisen auf die Proforma-Rechnung. Beide sollten in Betrag und Details nahe beieinander liegen. Hat sich etwas geändert, vermerken Sie den Unterschied. So überrascht keine abweichende Zahl den Kunden. Die Pflichtangaben der echten Rechnung finden Sie unter Pflichtangaben auf der Rechnung. Wer mit einer Vorauszahlung arbeitet, liest auch Anzahlung und Abschlagsrechnung.
Eine Proforma-Rechnung beantwortet „Was kostet mich das?“, bevor jemand etwas schuldet. Sie ist eine Planungshilfe, keine Abkürzung an der echten Rechnung vorbei.